Vanliga frågor

Hur vet jag vem som är på plats?

Många organisationer lägger mycket tid på att säkerställa att personal/resurser är på plats. Arbetsledare åker mellan kunder och platser för att säkerställa att personal dyker upp i tid. Dessutom läggs det onödigt mycket tid på att få in underlag för kundrapportering och löner. Tänk bara hur mycket tid du lägger varje månad för att få in, tolka/förstå och stansa in tider för att administrera löner. Hur skulle du kunna göra detta på ett enklare och smidigare sätt?

Närvaro – arbetstidsrapportering

Medarbetare kan rapportera in sin arbetstid via tidsterminaler, mobiltelefon eller datorn. Tidsrapporteringen kan genomföras manuellt eller om man vill säkerställa att en person är på rätt plats kan NFC-etikett eller ID-bricka med NFC-chip användas. I realtid får arbetsledning information om vilka som är på plats och vilka som inte är det. Arbetsledaren kan med aktuell och korrekt information planera, delegera och följa upp arbetet på ett mer effektivt sätt.
Personalen kan också rapportera frånvaro; sjukdom, vård av barn, semester etc. via sin mobil eller dator samt ansöka om ledighet.

Vem arbetar, vem är ledig/sjuk och vem är tillgänglig?

Har du en bra överblick över vilken personal som jobbar på vilket skift? Om personal är sjuk, vem kan hoppa in och jobba extra? Hur kan du få en bättre schemaläggning och bättre ekonomi genom att ta vara på dina resurser på ett bättre sätt? Genom Avista Times schemaläggning får du enkelt översikt över vilka som jobbar, har sjukanmält sig och vilka som är tillgängliga att jobba extra.

Schema och resursplanering

Arbetsledaren schemalägger personalen enkelt via sin dator. Personalen får sitt schema i sin mobil, på sin dator eller utskrivet på papper. I mobilen kan personalen se sitt eget schema och det finns även möjlighet att se arbetslaget, vem som går på vilka skift och vem som är ledig.

Påminnelsefunktionen kan användas när medarbetaren loggar in eller ut från sitt arbetspass. Om en person inte loggat in eller ut enligt schemalagd tid skickas en påminnelse till medarbeten men även till arbetsledaren eller jourcentralen.

Hur kan jag säkerställa insatserna utförs?

Att säkerställa serviceleveranser blir allt viktigare. Allt fler kunder ställer krav på att serviceleverantörer ska dokumentera och återrapportera på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt; vem som varit på plats och när, vad som gjorts och hur lång tid insatsen tagit.

Kund och insatsrapportering

För att få en effektiv kvalitetssäkring krävs ett systematiserat kvalitetsarbete. Utförare och kund tar gemensamt fram en kvalitetsplan för löpande uppföljning av insatserna. Denna plan bidrar till att skapa en dialog för att upprätthålla och utveckla en god servicekvalitet.

Avisat’s system för kvalitetsarbete gör det enkelt för utförarorganisationer att planera, genomföra och följa upp serviceleveranser. Via Avista-appen vet arbetsledning vilka resurser som finns på plats och kan följa det dagliga arbetet i realtid. I appen kan även egna kvalitetsrapporter skapas utifrån de krav och behov som finns.

Hur tar jag vara på mina resurser på ett bättre sätt?

Hur skall jag utnyttja mina resurser på bästa sätt utifrån de kunduppdrag vi har?

Resursplanering är en av de viktigaste framgångsfaktorerna i en serviceorganisation. Om du kan uppnå rätt antal resurser med rätt kompetens på rätt plats, kommer du att ge förstklassig service till en låg kostnad.

Resursplanering är också ett av de områden där felbedömningar kan leda till stora problem för en serviceorganisation. Konsekvenserna av dålig resursplanering kan bli mycket kostsamt. Otillräcklig resursplanering kan leda till höga övertidskostnader, låg beläggningsgrad och missade avtal.

Planering

Avista Time operativ planering är till för dig som vill planera kundinsatser på kort och lång sikt. Med utgångspunkt från kontraktet lägger du enkelt upp en genomförandeplan för olika tjänster/insatser som skall utföras.

Arbetsledaren lägger upp planen med kundinsatser och distribuerar dem till en medarbetare eller ett team. Den unika arbetsordern tas emot av medarbetaren via mobiltelefonen.

En rutt/rad/kundschema kan även skrivas ut för en dag eller vecka. Medarbetaren bekräftar först att ordern mottagits och återrapporterar därefter när den utförts. Nu kan arbetsledaren enkelt följa upp
dagens, veckans och månadens insatser.

Arbetsledaren kan också koppla på ”Påminnelsefunktionen” som kan påminna om att ett uppdrag skall påbörjas om exempelvis en kvart eller en påminnelse om att ett uppdrag inte påbörjats eller utförts i tid. Påminnelsen skickas dels till medarbetaren men även till arbetsledaren.