När även lokalvårdarna får rätt förutsättningar att göra ett bra jobb

Cirka 85 % av kostnaden är kopplad till personalen som utför arbetet. De är också minst digitaliserade idag. Vad innebär det?

Det goda exemplet

Avista Time har under tjugo år som pionjär visat vägen med att digitalisera alla operativa processer för komplexa och resurs-intensiva verksamheter som lokalvård och FM. Vi brukar säga att vår moln-baserade och skalbara lösning  underlättar intelligent mänsklig logistik, Intelligent och mänskligt tro vi på.

Våra kunder & partners är redan de goda exemplen i det de redan har digitaliserat. De känner sig professionella, lättade och engagerade. Det finns mycket att göra fortfarande och alltid ett nästa steg. Det är inget självändamål att ta i. men det är dags att komma igång. Vem vill inte känna sig både professionell och delaktig? Det tar tid. Den operativa verksamheten med lokalvård är komplex och föränderlig  men lider stötvis av skamfilat rykte med en lägsta-pris-mentalitet.

Utan lokalvård stannar Sverige, vet vi som vet och ser resultatet

Lokalvården skiljer sig från andra resurs-intensiva branscher, som dagligvaruhandel och fabriksarbete, då behovet ständigt förändras. Det gör logistiken spännande och utmanande.  Det räcker inte med ett arbetsschema och ett avtal. Man måste komplettera med tydliga, uppdaterade och behovsbaserad att-göra-lista i tid, med rätt instruktion och rätt frekvens i tiden och med sammanhållande scheman som lokalvårdaren, timmes eller anställd, kan leva på så det blir intelligent och mänskligt också. Det skapar även kontinuitet, kund-trygghet och en lärande organisation. Går det? Absolut!

Det finns tre  övergripande operativa parter (förenklat)

1. Å ena sidan  kunden som har ett mer eller mindre uppdaterat lokal-register med olika behov och krav.

2. Å andra sidan  leverantören (ett internt service center eller externt företag) med en bemanningsplan för ...

3. ... de som skall utföra arbetet - lokalvårdarna - givet sitt praktiska schema  med  "städ-planeringen + status "

Lokalvårdarna jobbar då enligt behovsbaserad städ-planering som leder till ett kvalitets-utfall löpande.  Den digitala versionen av #1 underlättar för kunden. Den digitala versionen av #2 underlättar för leverantören- Den digitala versionen av #3 underlättar för lokalvårdarna vars tid utnyttjas på bästa sätt mot över tiden skäliga avverknings-tal per objekt. De flesta lokalvårdare har idag dock inte rätt förutsättningar givet vad som är möjligt idag. Vad krävs för att de skall få det.? Alla gynnas.

Nyttokalkylen är stor när avtals-troheten blir hög.

Skall man kalibrera leveransen löpande, ha tilläggs-beställningar, behovs-anpassa samt skapa rätt förutsättningar för lokalvårdarna är #3 ovan viktigast. Det underlättar att ha koll på vem som faktiskt är i lokalerna (GDPR) och om det förekommer fusk och oskäliga arbetsförhållande (CSRD/ESRS).

Lokalvårdarna representerar ca 85 % av operativa kostnaden idag. Vill man säkerställa att alla har rätt information hela tiden på det som faktiskt görs så är det här det största värdet uppstår.

#1 och #2 ovan är nödvändiga men icke tillräckliga förutsättningar.  #3 är differentierande. och skiljer vinnarna från förlorarna idag. Vill man engagera personalen till att vara ännu mer delaktig att städa smartare så måste även lokalvårdarna få rätt förutsättningar givet vad som är givet och förväntat 2024 

Lokalvårdarna vet kanske mer om lokalen löpande än ägaren? Att digitalisera städ-planeringen samt knyta ihop arbets-schema med lokal-registrets behov representerar den mest proffsiga situationen.. Det eliminera även övertid genom mer hållbara, sammansatta, arbetsscheman, med fler heltider och en tryggare arbetssituation som följd.

Lägg till potentialen med tilläggstjänster för att avlasta kunden, om man ändå är där. Ju sämre #3 är desto större risk att man "städar för mycket" (eller i onödan). Det kan ju kännas ok för leverantörer om de får betalt. Det är inte ok för de som städar åt sig själva då lokalvård i sig inte är en kärnverksamhet, om man dessutom har finansiella utmaningar.

Många verksamheter vi talat med talar i termer om att vilja "ge tillbaka tid till kunden". Detta är ju total omöjligt om man inte mäter tiden och anpassar leveransen efter behovet.

Vi ser bara emotionella hinder att fatta rationella beslut

Vi har delat vår erfarenget av variabler och siffor i flera år såväl som med emotionella citat. Det inte finns ett enda rationellt skäl att inte starta/fortsätta sin digitalisering. Det finns flera verksamheter, offentliga såväl som privata, som idag lider av finansiella utmaningar.  Deras största utmaning kan i detta vara fall den största resursen  om man utnyttjar den smartare? Det finns alltså emotionella hinder. Det respekterar vi. De varierar per verksamhet.

Vad tror du själv är det största emotionella hindret att ge lokalvårdarna rätt förutsättningar att göra ett bra jobb? Det finns lösningar. Nyttokalkylen är hög.

Data-drivna beslut

Alla stora aktörer vi jobbar har på huvudkontors-nivå en strategi om att bli mer data-drivna i sin verksamhet. Vad är det för data de skall använda då? Ett tomt bemanning-schema är ganska ointressant. Ett statiskt lokal-register som aldrig ändrar karaktär över året är också ganska ointressant om man skall fatta data-drivna beslut på relevant data..

De flesta av des stora är dessutom decentraliserade och intresset för att jobba med jämförbara data hindras idag av utdaterade system (legacy) som inte hänger ihop.

En missuppfattning  hos ledande analytiker av branschen internationellt är att digital lokalvård primärt handlar om schema (workforce management) samt lokal-register. Dessa funktionella områden räcker bra i butik och på fabrik. Inom lokalvård  har man glömt bort kvaliteten på det operativa helt där själva värdet uppstår: Leveransen

.

Som vi ser det så är den operativa och trovärdiga data som fångas och skapas av lokalvårdan / kunen under #3  mest intressant för att fatta data-drivna beslut runt hur man bäst kalibrerar, tillsammans, leveransen för maximal kundnöjdhet till bästa skäliga hållbara pris. Dessutom kan man analysera utfall mot planering i realtid baserat på jämförbar och relevant data.

Vi demonstrerade nyligen för en stor och helt under-digitaliserad aktör som efter lång och plågsam tystnad med entusiasm undrade hur fort de kunde komma igång.

Hur skulle du själv uttrycka det emotionella värdet kunden får från leverantören och de där 85 % av den totala operativa kostnaden.?

Vill du veta mer? Tänker du upphandla? Hör av dig för mer inspiration!

Tänk på att det är inte lägsta priset som gäller utan bästa kvalitet för skälig pris. Vad får en lokalvårdare kosta i timmen så att de överlever? Hur använder leverantören den tiden bäst givet kundens varierande behov, per objekt varje vecka?

Avista Time