Snabbguide för Samordnare i Hemtjänsten

Senast uppdaterad oktober 17, 2018
You are here:
  • KB Home
  • webb
  • Snabbguide för Samordnare i Hemtjänsten
< Tillbaka

Nedan hittar ni huvudprocesserna i det dagliga arbetet.

Innehållsförteckning

Allmänt

Stockholms regelverk

Stockholms regelverk

Vad visas i den mobila appen?

Följande info kan du bland annat se i avista appen!

Kontaktuppgifter

  • Kundens namn, adress, personnummer, telefonnummer och anhörigas kontaktuppgifter.
    Det förutsätter att kundens kontaktuppgifter är inlagda i Avista.
    Välj Kunder -> Alla kunder i menyn
    Markera i kundlistan den kund det gäller
    Välj fliken Kontaktuppgifter
    Ange kontaktens namn och, roll och klicka på plustecknet för att lägga till kontakten.
    (Ange eventuell adress och en eller flera emailadresser)
    Ange Telefonnummer och Telefonbeskrivning (Fast eller Mobil)
    Ett mobilnummer måste vara i formatet +467xxxxxxx, där +46 är landskoden för Sverige och 7 är andra siffran i mobilnumret (0:an utelämnas). xxxxxxx ör resterande siffror.
    klicka på plustecknet till höger om telefonnumret för att lägga till det.
    Flera nummer kan läggas till.

Kollegor i tjänst:

  • Vilken nummer har kollegan idag (när man delar telefoner) Klick på namnet, så är det bara att ringa.
  • Det förutsätter att medarbetarens kontaktuppgifter är inlagda i Avista
  • .Välj Användare -> Alla användare i menyn
  • Gör på motsvarande sätt som när du lägger in kontaktuppgifter för en kund ( se ovan)

Vem kommer härnäst:

  • Välj Rapporter i telefonens meny och Vemkommer härnäst.
  • Du får då en lista på de kommande besäken för den senaste kunden du startat ett besök för. Kundnamn, ordernamn, planerad tid, planerad utförare.

Flytta kundbesök mellan olika medarbetare:

  • Välj Ändra dagens besöksschema i telefonens meny
  • Om du ska ta över en hel schemarad så markerar du den och väljer Spara
  • Om du ska ta över enskilda besök så nudda på pilen till höger på schemaraden de är på. Du får då upp en lista med besök. Markera de du ska ta över och välj Ta över.  Välj sedan Spara för att slutföra övertaget.
  • För att övertagandet ska fungera måste du sedan tidigare vara tilldelad en schemarad.

Daglig planering

Planera personal på schemarader

Välj Planering -> Daglig planering i menyn

  • Dra och släpp vikariens namn från listan i nedre vänstra hörnet till aktuell schemarad
  • Besvara frågan om hur länge detta ska gälla och vilka arbetstider medarbetaren ska ha. Som standard föreslås dagens datum och de tider som gäller för schemat.
  • Klicka på Spara i denna dialog. Klicka på Spara i fönstret när du är klar.

Planera om kunder och personal

Välj Planering -> Daglig planering i menyn

KUNDER

  • Dra och släpp besök/leveranser från en rad till en annan bemannad rad.
    Om du behöver se fler schemarader samtidigt kan du klicka på ‘V’. ner till höger.
  • Du kan välja att visa flera dagar samtidigt för att kunna dra och släppa mellan närstående dagar. Standard är att visa en dag, men du kan välja att visa två eller tre dagar. ¨
  • Behöver du flytta längre än en dag så klicka på leveransen och ändra datum i den dialog som du då får upp.

PERSONAL

  • Dra och släpp personals namn mellan schemarader om personal ska byta schema.
  • Dra alternativt personals namn från listan ner till vänster och släpp på schemarad som ska bemannas.
  • Personallistan för valda organisationer och roller syns om ‘Tillgänglig personal‘ är markerad med en bock.
  • Spara när du är klar.

Hantera kundavbokningar

Välj Planering -> Daglig planering i menyn

  • Klicka på leveransen på tidslinjen, eller i listan ner till höger.
  • Du får då upp ett formulär med grundläggande information om leveransen.
  • Klicka på knappen Ställ in uppdrag.
  • Markera ‘Av kund’ och skriv en kommentar om orsaken. Spara
  • Spara igen.

Kundfrånvaro samt hantera när kunden kommer tillbaka

Välj Planering -> Daglig planering

  • Klicka på en kunds orderleverans om en enstaka order ska pausas för kunden
  • Klicka på Ändra order
  • Klicka på Pausa
  • Fyll i uppgifter om när kund meddelades, orsak till uppehåll samt mellan vilka datum uppehållet gäller.
  • Klicka på Lägg till
  • Du kan avbryta ett pågående paus genom att markera order i listan och klicka på knappen Avbryt uppehåll.
  • Klicka på Spara, Spara

Välj Kunder i menyn (för att pausa kund eller kontrakt med underliggande ordrar)

  • Markera kund eller kontrakt och välj Pausa.
  • Fyll i uppgifter om när kund meddelades, orsak till uppehåll samt mellan vilka datum uppehållet gäller.
  • Klicka på Lägg till
  • Du kan avbryta ett pågående paus genom att markera kunden, kontrakt eller order och klicka på knappen Avbryt uppehåll.
  • Välj sedan Spara, Spara

Grundorderplanering

Inledning

I Daglig planering görs tillfälliga ändringar av orderuppdrag, medan det i Grundorderplaneringen görs förändringar som slår igenom även för framtida leveranser.

Inställningar i vyn

Vyn visar en schemarads uppdrag under ett antal dagar. Inställningen görs nedtill. Du kan välja mellan Datum och Veckodag. Du kan i övre delen av vyn välja mellan Restid/Ordernamn/Kund/Uppdragsadress eller Allt som information om respektive order.

Flytta eller ändra order

Leveranser kan flyttas genom att dras och släppas med hjälp av musen.

Det går att klicka på en leverans, ändra dess inställningar och Spara. Med denna metod kan du även flytta leveransen till en annan schemarad.

Leveransen blir blåfärgad i vyn till dess att du sparat vyn med knappen Spara.

Karta

Visad information kan filtreras efter schemarad och datum i nedre vänstra hörnet av vyn.

Färdvägen är uppritad mellan de olika leveransadresserna. Det går att zooma in och ut. Linjerna mellan har olika färger beroende på hur planerad och beräknad tid på kartan förhåller sig till varandra.

Genom att hålla muspekaren över en adress så får du ytterligare information om leveranser.

Genom att hålla muspekaren över en linje mellan adresser så får du veta mer om resvägen.

Karta och geografi

Välj Planering → Daglig planering

  • Knappen Karta används för att få en karta som ger en översikt över hur de olika leveransadresserna ligger i förhållande till varandra geografiskt.
  • Symbolen uppe till vänster visar det färdsätt som restiden beräknas på. Du kan välja på Bil, Buss( allmänna kommunikationer), cykel eller gå
  • Siffrorna i ”ringarna” på kartan visar 1(1), där första siffran är schemarad och andra siffran inom parentes är vilket besök i kronologisk ordning.
  • Siffran på ”strecken” mellan cirklarna visar om planerad tid är plus eller minus i förhållande till planerad restid, dvs tiden mellan två besök
  • Zooma för att bättre se adresserna i stadsbilden.
  • Längst ned till vänster kan de scheman väljas som ska vara grund för kartvyn. Där kan du även byta till ett annat datum om du vill.
  • Detaljer om leveranser visas i tipsrutor när man för muspekaren över adresserna.
  • Återgå till den dagliga planeringen genom att klicka på knappen Tillbaka till daglig planering.

Testa planeringen på stage-servern

Testa din planering på stage-servern

  • På natten kopieras data från produktionsservern till stage-servern. Denna kopia kan du testa att göra ändringar i av planering och inställningar, utan att det stör den vanliga verksamheten. Observera att alla ändringar som görs här skrivs över vid nästa natts kopiering från produktionsservern (a5.avistatime.com).
  • Logga in på a5stage.avistatime.com med ditt vanliga användarnamn och lösenord
  • Testa dina ändringar innan du genomför dem i produktionsmiljö.

FAQ Daglig planering

Fråga: 

Vad betyder färgkodningen av leveranser i Daglig planering?

       Svar:

  • Grå – Planerad, ej ännu utförd
  • Blå – Ändrad i daglig planering.
  • Grön – Utförd
  • Röd – Inställd eller Ej uförd
  • Ljus Rosa – Avvisad från mobilappen
  • Grå eller blå med grön kant – Pågående
  • Gul – Utförda men oplanerade leveranser
  • Med ett purpurfärgat ‘i’ – order för intern kund

      Fråga:

Vad betyder färgkodningen av personalens namn i Daglig planering?

       Svar:

  • Grå – Personal upplagd i schemats grundbemanning
  • Blå – Personal upplagd på schemat i daglig planering
  • Rosa – Personal som är frånvarande

Kundunika systemparametrar

Parametrar som endast kan ändras av Avista Time support. 

  • Inställda betaldagar 0. Antal dagar före inställelse av en leverans som en kund måste avisera
  • Pausa betaldagar 5. Antal dagar före pausning av kunds leveranser som det måste aviseras

Backup av Daglig planering

Skriv ut planeringen

  • Väl en eller tre dagars vy.
  • Klicka på utskriftssymbolen (skriv ut) halvvägs ner till höger på sidan
  • Välj skriv ut eller spara filen som pdf på datorn och maila den till ansvariga som kommer att jobba under perioden som du har valt

Följa upp arbetstid & attestera besök

Följa upp arbetstiden

Arbetspassuppföjning

Välj Användare-> Arbetspassuppföljning

Välj tidsperiod såsom idag, igår, denna vecka, föregående vecka etc. Med alternativet Anpassat kan du välja period mellan specifika datum.

Välj organisationsenhet om det är en stor organisation, eller låt det vara alla om organisationen är mindre. Valda organisationer är markerad med orange färg.

Välj medarbetare om du vill se data för en viss medarbetare, annars blir alla valda.

Klicka på nedladdningsknappen, knappen har ett moln med nedåtpil som symbol.

En lista med Avslutade, Pågående och Planerade arbetsskift visas.

Bekräfta arbetspass

Markera en rad med Avslutat arbetspass och klicka på Bekräfta för att attestera arbetspasset.

I den ruta som kommer upp kan du se den planerade tiden, den faktiska starttiden, den faktiska sluttiden och den förflutna tiden. Du kan se personalen start- och sluttid. Här kan du justera tiderna om de inte stämmer. Du kan här välja att godkänna passet direkt.

Ändra arbetspass

Markera en rad med Pågående eller Avslutat arbetspass och klicka på Ändrat utfört pass för att lägga till eller ändra tider i arbetspasset.

Nytt arbetspass

Markera en rad med Planerat arbetspass och klicka på Nytt arbetspass för att bekräfta den planerade tiden som då blir utfört pass med status Avslutat.

Export

Du kan spara din framsökta data som en Excel-fil lokalt på din dator.

Klicka på knappen Exportera i menyn.

Välj sedan namn på filen och var den ska sparas.

Spara som genväg

De filter som har använts för att söka fram data kan sparas som en genväg på Min sida.

Det gör det möjligt att spara en genväg för att t.ex. söka ut arbetstider för en specifik enhet för föregående månad. Det blir då en genväg som kan nås via Min sida och som alltid gäller den föregående månaden, vilken den aktuella månaden än är.

Klicka på Spara rapport ner till vänster i fönstret.Välj ett namn för genvägen och om den ska vara Privat eller Delad. Privata genvägar kan bara nås av dig, medan delade genvägar kan nås av andra i samma eller överordnad organisationsenhet.

Genvägen nås sedan från Min sida i huvudmenyn.

Följa upp kundbesöken

  • Välj Rapporter -> Uppdrag
  • Välj tidsperiod som du är intresserad av
  • Välj medarbetare vars besök du ska bekräfta
  • Klicka på knappen med molnet och en nedåtpil för att läsa data från databasen
  • Markera de uppdrag du vill attestera och klicka på knappen Bekräfta.

Beställd tid vs planerad tid vs utförd tid & rapportera avvikelser

Beställd och Planerad tid för kund

Välj Kunder 

Markera kontrakt för kund och välj Orderlista

I fönstret ser man hur många Timmar som är beställda av bistånds-handläggare.

Längst ner till höger på sidan ser man hur många timmar totalt som hittills  är planerade för kunden på detta kontrakt.

Mellanskillnaden är vad som saknas och kan fyllas på med nya besök.

Planerad och Faktisk kundtid

Välj Rapporter -> ”Kundtid” för att få fram hur mycket tid som utförts/kontra planerad tid.

Om ni vill se hur ni ligger till för aktuell månad väljer ni ”Anpassat”, och fyller sedan i första dagen i månaden till gårdagens datum. Då summeras kundtiden för den valda perioden, där kan du avläsa planerad kontra utförd tid och hur mycket det skiljer.

Kontrollera att besöken gått in i Paragå systemet

Kontrollera att besöken gått in i Paragå systemet :

Välj Rapporter -> Besök

I  kolumnen Integrationsstatus ska status  vara ”Godkänd”.

Närvarokvittens hos kund (manuell, NFC eller GPS)

Närvarokvittens

Ett besök kan registreras manuellt eller med NFC-etikett.

  • Välj Rapporter -> Besök
  • Välj ut tidsperiod, organisationsenhet
  • Läs in information genom att klicka på knappen med molnet och nedåtpilen
  • I kolumnerna för Startmetod och Avslutsmetod ser du med vilken metod besöket påbörjats och avslutats.

GPS-position

Man kan också uppskatta besökets avståndet till kundens adress om adressen har koordinater registrerade.

I kolumnerna start latitud och start longitud visas var uppdraget startade.

I kolumnerna slut latitud och slut longitud visar var uppdraget slutade.

De skiljer sig något eller mycket från de positioner som avistaplatsen har.

I kolumnerna Distans från start och Distans från slut anges antal meter som start eller slut beräknas ha skett från avistaplatsen.

Av tekniska skäl kan mätfel förekomma. Mer än 500 meter är sällan acceptabelt.

Ser du inte de nämnda kolumnerna? Du kan behöva välja dem. Klicka på knappen längst ner till vänster i vyn för att få upp en lista med kolumner. De förbockade är synliga.

Åtgärda felregistreringar, t ex felaktigt avböjda besök

Ändra felaktigt avböjt besök

Välj Rapporter -> Besök

Välj ut tidsperiod, filtrera på organisation och medarbetare

Markera det besök som ska ändras. Klicka på Ändra

Avmarkera rutan för Avböjt besök

Till och med (Tid för avslut) kan du rensa och på så vis få besöket ändrat från Avslutat till Pågående.

Spara

Läsa dokumentation

  • Social dokumentation:
  • För att skapa en genväg på Min sida för detta ändamål behöver du göra:
  • Välj Rapporter -> Besök
  • Klicka på kolumn-knappen längst ner till vänster i fönstret
  • Markera endast kolumner för Datum tid, kunder, aktiviteter och memo
  • Välj tidperiod igår i tidväljaren
  • filtrera i aktivitetskolumnen på Social dokumentation
  • Ladda ner med knappen med moln och nedåtpil
  • Bredda gärna kolumnen för Memo
  • Klicka på Spara rapport, en knapp med moln och uppåtpil bredvid kolumnknappen ner till vänster i fönstret
  • Ange ett namn på rapporten, t ex Social dokumentation
  • Ange som privat eller delad rapport’
  • Klicka på Spara
  • Du kan nu komma åt denna rapport från Min sida
  • Klicka på Min sida i menyn. Klicka på den ruta som heter Social dokumentation, eller vad du nu valde att kalla rapporten.
  • Du får då upp information för gårdagen

Kundunika systemparametrar

Abonnentparametrar som endast Avista Time support kan ändra

  • Tolerans vid leveransstart 30
  • Tidstolerans för varaktighet (%) 10
  • Starttolerans närvaro (min) 0.
  • Sluttolerans närvaro (min) 0.
  • Orderutförare En Endast en utförare kan arbeta med en orderrleverans.
  • Debiteringsgrad (DP) 70
  • Godkänd diff för varaktighet 5
  • 24h arbetsfri 9. Antal lediga timmar per dygn
  • 7 dagar arbetsfri 36. Antal lediga timmar per vecka

Arbetspassparametrar sätts för varje organisationsenhet och kan ändras av

administratör, men policyn är att det ska vara lika för hela företaget.

Tidväljare 

Standardtid Planerad tid

Hantera kunder

Lägga till nya kunder

Nattpersonal

Grundläggande förutsättningar för att skapa en order

  • Kund och eventuellt kontrakt ska finnas innan ordern skapas.
  • Avistaplats bör finnas, men kan om det behövs skapas vid ordertillfället.
  • Lämpliga aktiviteter bör finnas om de ska tillhöra ordern. Utförare kan ha tillgång till extra aktiviteter.
  • Uppge minst 1 min. varaktighet för ordern så att den syns i daglig planering.
  • Lämpligt schema att koppla till bör finnas, men scheman kan kopplas samman med ordern senare.
  • Ange inte starttid till exakt 00:00, utan lite för eller efter.

Dagpersonal

Grundläggande förutsättningar för att skapa en order

  • Kund och eventuellt kontrakt ska finnas innan ordern skapas, dvs för att lägga in en ny beställning markerar du kundens namn  och klickar på ”Ny order”
  • Avistaplats bör finnas, men kan om det behövs skapas vid ordertillfället.
  • Lämpliga aktiviteter bör finnas om de ska tillhöra ordern. Utförare kan ha tillgång till extra aktiviteter.
  • Uppge minst 1 min. varaktighet för ordern så att den syns i daglig planering.
  • Lämpligt schema att koppla till bör finnas, men scheman kan kopplas samman med ordern senare.

Fyll därefter i:

  • *Benämning
  • *BeslutsID
  • *Biståndshandläggarens KST
  • *Aktivitetstyp
  • *Timmar
  • *Periodicitet
  • *Ev. antal nattbesök
  • *Ev. periodicitet
  • *Ev. övrig info
  • *Från och med-datum
  • Klicka på Spara.
  • (Organisationstillhörighet är ifyllt
  • från kundnivån)

OBS! Anhöriga lägga alltid in på Kundnivån – inte här på ordernivån

Lägga till ordrar/beställningar

Nattpersonal

Grundläggande förutsättningar för att skapa en order

  • Kund och eventuellt kontrakt ska finnas innan ordern skapas.
  • Avistaplats bör finnas, men kan om det behövs skapas vid ordertillfället.
  • Lämpliga aktiviteter bör finnas om de ska tillhöra ordern. Utförare kan ha tillgång till extra aktiviteter.
  • Uppge minst 1 min. varaktighet för ordern så att den syns i daglig planering.
  • Lämpligt schema att koppla till bör finnas, men scheman kan kopplas samman med ordern senare.
  • Ange inte starttid till exakt 00:00, utan lite för eller efter.

Dagpersonal

Grundläggande förutsättningar för att skapa en order

  • Kund och eventuellt kontrakt ska finnas innan ordern skapas, dvs för att lägga in en ny beställning markerar du kundens namn  och klickar på ”Ny order”
  • Avistaplats bör finnas, men kan om det behövs skapas vid ordertillfället.
  • Lämpliga aktiviteter bör finnas om de ska tillhöra ordern. Utförare kan ha tillgång till extra aktiviteter.
  • Uppge minst 1 min. varaktighet för ordern så att den syns i daglig planering.
  • Lämpligt schema att koppla till bör finnas, men scheman kan kopplas samman med ordern senare.

Fyll därefter i:

  • *Benämning
  • *BeslutsID
  • *Biståndshandläggarens KST
  • *Aktivitetstyp
  • *Timmar
  • *Periodicitet
  • *Ev. antal nattbesök
  • *Ev. periodicitet
  • *Ev. övrig info
  • *Från och med-datum
  • Klicka på Spara.
  • (Organisationstillhörighet är ifyllt från kundnivån)

OBS! Anhöriga lägga alltid in på Kundnivån – inte här på ordernivån

Uppdatera ordrar

Uppdatering av order

  • Från daglig planering
  • Klicka på ordern och välj Ändra order.
  • Från kundvyn
  • Markera kunds kontrakt, välj sedan Orderlista i menyn.
  • Markera aktuell order i listan och välj Ändra order i menyn.
  • Förutom att ändra eller visa tidigare ifyllda uppgifter så kan du här pausa ordern och även lägga till aviseringar för de olika uppdragen.
  • Pausade ordrar
  • Det går att pausa en order eller uppdrag. Välj Pausa i knappraden nertill för att pausa ordern, eller markera en enskild leverans inaktiv till vänster på leveransraden.
  • Klicka på Gäller från och med och välj datum för när ändringarna ska träda i kraft

Kundkontrakt

Skapa kontrakt för kund

  • Gå till Kunder → Alla kunder i menyn.
  • Markera aktuell kund i listan med kunder och klicka sedan på Nytt kontrakt i menyn
  • Fönstret som öppnas har fyra flikar: grundinformation, organisationstillhörighet, kontaktuppgifter och metoder.
  • På fliken Grundinformation ska uppgift om kontraktets namn och annan grundläggande information anges.
  • Fälten Benämning och Giltighetstid är obligatoriska på denna flik. Ännu fler fält kan vara obligatoriska i det fall att ditt företag har bestämt att de ska vara det.
  • Giltighetstiden börjar som standard när kontraktet skapas, men man kan välja ett annat datum. Giltighetstidens längd är som standard inte angiven, utan kontraktet pågår tills vidare.
  • Både interna och externa kontraktsnummer kan anges, liksom en kommentar som förklarar kontraktets syfte.
  • Fält knutna till uppdrag
  • Några fält används för att utföra uppdrag åt externa uppdragsgivare.
  • Aktivitetstyp avser den typ av aktiviteter som är knutna till ett uppdrag. Endast dessa aktiviteter kan utföras vid uppdrag kopplade till kontraktet via funktionen Oplanerat kontrakt i mobilen.
  • Fälten Timmar och Tidsperiod avser hur många timmar som beställts för en viss tidsperiod.
  • Fälten Antal uppdrag och Tidsperiod avser antal uppdrag som beställts under en viss tidsperiod.
  • På fliken Organisationstillhörighet är samma tillhörighet förmarkerad som för vald kund. Det kan ändras till eventuella underordnade organisationsenheter tillhörande den organisation som kunden tillhör.
  • På fliken Kontaktuppgifter kan uppgifter om namn, e-postadress och telefonnummer för kontaktperson(er) lämnas.
  • Formatet för telefonnummer är inklusive landskod. För Sverige är det +46. Första siffran i riktnumret utelämnas. Ex 070 12345678 ska skrivas som +467012345678.
  • För att lägga till fler än en kontakter behöver du välja Ny kontakt från rullgardinsmenyn under Kontakt innan det går att fylla i fler uppgifter. Detsamma gäller om du vill lägga till fler än ett telefonnummer eller adresser.
  • OBS! Kontaktuppgifter till anhöriga ska registreras på kunden direkt.
  • Fliken Metoder är inte av intresse för er.

Kunduppdragsschema

Välj Kunder -> Alla kunder i menyn

  • Markera kund och klicka på knappen Kunduppdrag i menyn
  • Vöj startdatum
  • Välj antal veckor som ska skrivas ut
  • Välj om endast starttid eller både starttid och sluttiod ska visas
  • Ange ev. meddelande som ska skrivas ut på schemat.

Kundtaggar (NFC etiketter)

NFC-etiketter för kund kan läggas in på två sätt.

1. Ny kund

  • Välj Kunder och sedan Ny kund
  • I formuläret så finns en rad Sensorteknik dår du ska välja NFC och en rad som heter NFC där etikettens id-nr ska skrivas in. Dessa rader blir skrivbara när man lägger in adressinformationen för avistaplatsen.

2. Existerande kund

  • Välj Kunder, markera aktuell kund och klicka på knappen för Avistaplatser
  • Markera avistaplatsen och klicka på knappen Hantera sensorteknik.
  • Välj teknik NFC
  • Skriv in id-numret  och klicka på Spara (Den övre Spara-knappen)
  • Om det inte är en vanlig etikett utan en nyckelbricksetiett ska du klicka på fältet där det står ‘Nej’ och välja ‘Ja’, i kolumnen Nyckelbricka.
  • Klicka på Spara (Den nedre Spara-knappen)

Lägga till kontaktuppgifter för kund, anhöriga och övriga

  • Välj Kunder -> Alla kunder
  • Markera kund i listan vars uppgifter du ska lägga in
  • Under fliken Kontaktpersoner  lägger du in kundens anhöriga.
  • Fyll i Namn, Roll och klicka sedan på ”
  • Fyll sedan i Telefonnr och sedan Telefonbeskrivning (ex. mobil).
  • Formatet för telefonnummer är inklusive landskod. För Sverige är det +46. Första siffran i riktnumret utelämnas. Ex 070 12345678 ska skrivas som +467012345678.
  • För att lägga till en fler än en kontakt behöver du välja Ny kontakt från rullgardinsmenyn under Kontakt innan det går att fylla i fler uppgifter. Detsamma gäller om du vill lägga till fler än ett telefonnummer eller adresser.
  • Tryck alltid på + när du är klar.
  • Du kan lägga in hur många kontaktpersoner som helst.
  • OBS! Anhöriga lägga alltid in här på  Kundnivån – inte på beställningsnivån

Personalens frånvaro

Lägga in akut frånvaro (sjuk, VAB eller olovlig frånvaro)

  • Välj Användare -> Alla användare i menyn
  • Markera användare och klicka på knappen Frånvaro
  • Ange Frånvaroorsak
  • Ange Startdatum och Slutdatum för frånvaron. Klockslag kan anges om frånvaron inte är under hela dagar.
  • Lämna en kommentar och klicka på Spara.

Hantera planerad frånvaro (semester, mm)

  • Välj Användare -> Alla användare i menyn
  • Markera användare och klicka på knappen Frånvaro
  • Ange Frånvaroorsak
  • Ange Startdatum och Slutdatum för frånvaron. Klockslag kan anges om frånvaron inte är under hela dagar.
  • Lämna en kommentar och klicka på Spara.

Lägg in sjukfrånvaro där en avbruten semester redan finns för en del av perioden

  • Markera semestern
  • Ändra start- och slutdatum på semestern till sjukfrånvarons datum
  • Ändra skäl till frånvaro från Semester till Sjukdom
  • Återaktivera frånvaron

Meddela löneavdelning

  • Frånvaron visas i löneunderlaget.

Ersätta sjuk personal

  • Ersättare läggs in på schemaraden i Dagliga planeringen.

Personal byter pass med varandra

  • Planerat arbetspass som annan ska utföra tas bort i Daglig planering.
  • Ersättarens arbetspass planeras in i Daglig planering.

Bemanna personal

Hantera nyanställda samt koppla behörigheter
-Mata in personnummer och hämtas adressuppgifter
direkt från officiella register

Gå in på Användare > Visa alla > Ny Användare. Fyll i personummer och då hämtas; förnamn, efternamn, personnummer (YYYYMMDD9999), externt användar-ID (sd21xxx), heltidsanställning (37 eller 40 h), och Andel av heltidsanställning (hur många procent personen är anställd på), välj Sensorteknik (Nfc) och avslutningsvis fyll i Nfc.numret som ID-kortet är registrerat med.

Behörigheter

•Klicka på fliken Behörigheter. Välj vilken organisation personen tillhör. Välj vilken roll personen ska ha. Kolla så att fr.o.m-datumet datumet stämmer. Klicka sedan på ”+”

Personen kan ha flera roller på olika kontor.

3. Klicka på fliken Användarkonto. Fyll i personen e-postadress och hitta sedan på ett lösenord (minst 6 tecken, stora och små bokstäver samt en siffra krävs, ex Blomma1).

Hantera frånvaro och friskanmälan

  • Registrera ny frånvaro
  • Välj Användare -> Alla användare i menyn
  • Markera användare och klicka på knappen Frånvaro
  • Ange Frånvaroorsak
  • Ange Startdatum och Slutdatum för frånvaron. Klockslag kan anges om frånvaron inte är under hela dagar.
  • Lämna en kommentar och klicka på Spara.
  • Se redan registererad frånvaro
  • Du kan se all registrerad frånvaro för en tidsperiod
  • Ange tidsperiod och klicka på Uppdatera.
  • Redigera frånvaro
  • Gjorda registreringar kan inte tas bort, däremot kan de ändras.
  • Markera raden du vill ändra. Det som kan ändras är: Startdatum, Slutdatum, Skäl till frånvaro, Kommentar och Status.
  • Status ändras genom att klicka på knappen Avbryt för att avbryta markerad frånvaro. Om den markerade frånvaron redan har status Avbruten så kan du med knappen Återaktivera åter aktivera den.
  • Spara när du är klar.

Byta lösenord för personalen

Ändra användares  lösenord

  • Välj Användare -> Alla användare
  • Markera den användare vars lösenord ska ändras.
  • Klicka på Ändra användare
  • Välj fliken Användarkonto
  • Skriv in nya  lösenordet på båda raderna
  • Klicka på Spara

Lägga in personalen på schema

  • Bemanning av schema
  • Välj Planering -> Besöksschema i menyn
  • Markera ett schema i listan över scheman, klicka sedan på Personal i menyn.
  • Du kan här välja antal veckor som schemat gäller innan det upprepas.
  • Dra med musens hjälp upp medarbetare från listan i nedre vänstra hörnet av fönstret, och släpp på den rad du vill bemanna i schemat. Du får då en fråga om under vilken tid det ska gälla. Besvara det och Spara.
  • Turkos färg innebär att schemats tider har ändrats.
  • Obemannade dagar visas i orange, liksom då bemanningens arbetstider skiljer sig från schemats tider.
  • När du har bemannat klart trycker du på Spara i nedre högra hörnet av fönstret.
  • Denna bemanning går att ändra i den dagliga planeringen om du så vill.

Lägga till ID-kort för inloggning i Avista

  • äs av Id-kortets NFC-id 
  • Starta Avista Tag-ID-appen
  • Lägg id_kortet mot baksidan av telefonen
  • Notera det nummer som visas på skärmen
  • Välj Användare – Alla användare på webben
  • Markera användare vars id-kort du ska lägga in
  • Klicka på Ändra användare i menyn
  • Ange sensorteknik NFC och lägg in NFC-id som du tidigare läste med Tag-ID appen

Avsluta personalens anställning

Ta bort personal

  • För att ta bort en personal som slutat så måste du sätta ett slutdatum på personalens behörigheter (det går inte att plocka bort personen helt om den har tilldelats en roll, då måste man sätta ett slutdatum). Om man vill få fram personen igen så klicka i ”visa inaktiva användare”.

Rapporter

Tillgänglig arbetstid

  • Välj Användare -> Arbetspassuppföljning

Debiteringgrader (Arbetstid vs kundtid)

(exkludera interna tider, rast, APT, osv. -Spara rapporten på ”Min sida”)

Debiteringsgrad

Under arbete

Min sida

Min sida innehåller genvägar till rapporter. Urvalet av data är baserat på valda sökkriterier och filtreringar när genvägen skapades i en rapport.

Min sida har en matris med 5×5 möjliga genvägar som är direkt synliga. Du kan skapa fler genvägar än så, vilka du hittar genom att skrolla fram dem med skrollisten till höger i fältet för genvägarna.

En rapport kan avse en relativ tidsperiod såsom aktuell vecka, föregående månad etc. Den kan också avse en specifik tidsperiod om denna valts med Anpassad tidsperiod.

Symbolen på respektive genväg visar om genvägen leder till en graf respektive en tabell med data.

Klicka på genvägen för att direkt komma till den uppsättning filtrerade data som den motsvarar.

Skapa och redigera genvägar

Nederst i tabellvyn för rapporter finns knappar för att lägga till en ny rapport och för att se en lista över befintliga rapport-genvägar. I rapportlistan kan man ta bort eller ändra befintliga rapportgenvägar.

Spara rapport

Spara rapport med de sökkriterier och filter som du valt i en rapportvy.

Ge genvägen ett namn, bestäm om den ska vara synlig bara för dig (privat) eller för fler (delad). Om den ska vara synlig för fler så kan du ange för vilka organisationsenheter som genvägen ska vara tillgänglig för.

Ange tidsperiod för genvägens tillgänglighet. Standard är från dagens datum – tills vidare.

Se rapportlista

I rapportlistan kan du se vilka genvägar som är upplagda och som du har behörighet till. Du kan där ta bort, ändra eller visa vald rapport.

Från min sida

Genom att klicka på knappen Rapportlista ser du alla genvägar som finns upplagda för panelen i en lista. Knappen finns längst ner till vänster i fönstret.

Från en rapport

Knappen Rapportlista inifrån en vald rapportvy visar de genvägar som finns upplagda för vald rapporttyp. Knappen finns längst ner till vänster i rapportvyn om det är en tabell och uppe till höger i fönstret om det är en graf.

Vanliga fel/FAQ

a) Bistådsbedömd tid minus icke avslutade kunder (ska inaktiveras) minus ej inaktiverade kontrakt

b) Kontrakt som utökas, skall först avslutas och därefter kopieras med ny högre/lägre antal timmar samt lägga nya ordrar eller dra ifrån ordrar (om det minskar).

c) Timmarna på ”kontraktet” räknas inte på måndasbasis utan dag
– Ändra på kundens kontrakt ”Välj månad” istället för dag eller vecka

d) Biståndsbedömd tid kommer från ”Alla kunder” manuellt summerad tid ifrån biståndsbedömningen

Fakturering

Hur får vi betalt från Stockholms Stad

Natt

  • Egna företagskunder så räknas antalet besök per besök per månad. Ersättningen utgår med fast ersättning per besök. Arbetspassen och besöken attesteras i arbetspassuppföljning. Det är viktigt att ni med jämna mellanrum. Går igenom besöken  i ”faktura lista” i Paraply-systemet. Titta även i uppdragsrapporten
  • Inställningar/Integrationstatus: Denna lista skall vara tom i annat fall så har inte besöken blivit inlästa i Paraply-systemet.
  • rapporter/uppdrag hittar du i kolumnen bekräftelse status och felmeddelanden vad som kan gått snett.
  • Företagskunder: Företagskunder faktureras med fastersättning på planerade natt besök och larm.

Dag

  • Egna kunder ersätts utifrån utförd tid och schablontid på kollektiva insatser. Arbetspassen och besöken attesteras i arbetspassuppföljning. Det är viktigt att ni med jämna mellanrum. Går igenom besöken i ”faktura lista” i Paraply-systemet. Titta även i uppdragsrapporten
  • Inställningar/Integrationstatus: Denna lista skall vara tom i annat fall så har inte besöken blivit inlästa i Paraply-systemet.
  • rapporter/uppdrag hittar du i kolumnen bekräftelse status och felmeddelanden vad som kan gått snett.
  • Företagskunder: Företagskunder faktureras efter efter utförd tid med en miniersättning per utfört uppdrag.