Organisation

Senast uppdaterad september 14, 2018
You are here:
< Tillbaka

Inledning

En organisation kan struktureras upp i en organisationshierarki, bestående av olika organisationsenhete. Vilka organisationsenheter som en användare tillhör är, tillsammans med roller, av avgörande betydelse för vilken behörighet som användaren har i Avistasystemet.

Kunder och scheman är även de knutna till organisationsstrukturen.

Du finner hanteringen av organisationsenheter under Inställningar → Organisation i menyn.

Organisationsträdet

När du startar denna funktion får du upp en vy över organisationsträdet, antingen hela eller en del av det. Vilket beror på vilka behörigheter du som administrativ användare har.

Trädet är först kollapsat och kan öppnas upp genom att klicka på de kryss som står till vänster om namnet på de enheter som har underordnade enheter.

Lägg till ny enhet

Klicka på knappen Ny enhet i menyn för att lägga till en organisationsenhet.

Enhet: Ange namnet på den nya enheten

Kostnadsställe: Ange eventuellt kostnadsställe för enheten

Tidszon, Valuta och Språk: sätts enligt standard till detsamma som för företaget, men kan ändras.

Chef: Någon av de registrerade användarna kan anges som chef för enheten.

Överordnad enhet: Ange den organisationsenhet bland befintliga enheter som eventuellt är överordnad den nya.

Enhet och Överordnad enhet är de obligatoriska fälten att fylla i.

Ta bort enhet

Markera kryssrutan längst till vänster på enhetens rad i tabellen och klicka på knappen Ta bort i knappraden.

Du ombeds att bekräfta borttaget.

Om enheten inte används i något sammanhang så går den att ta bort.

Ta bort kopplingar och försök igen.

Det är för närvarande inte möjligt att ändra giltighetstid för enheten.

Kontakter

Markera en organisation och klicka på knappen Kontakter i knappraden för att lägga till eller ändra uppgifter om kontakter.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Uppdatera.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på Lägg till kontakt.

Se beskrivning av kontaktboken https://avistatime.com/knowledge-base/kontaktboken/

Finns kontakten i listan, så klicka på Ändra kontakt, eller gör förändringar på den framsökta raden.

Bocka för kontakten om den ska visas som standard på denna flik över kontaktinformation.

Kontaktroll kan vara Huvudkontakt, Aviseringsmottagare och webbenkätmottagare. Samma kontakt kan ha flera kontaktroller. Klicka på fältet för att välja kontaktroller.

OBS! Mobilnummer måste anges med plustecken och landsnummer och första siffran i telefonnumret ska tas bort. Exempelvis 070 123 45 67 anges som +46701234567.

Det är bara mobilnummer som behöver ha det formatet då de är de enda som går att använda för aviseringar.

Mobil schemarad

I tabellen över organisationsenheter går det att lägga till uppgift om standardschema för mobilt skapade engångsorder. Det görs i kolumnen Mobil schemarad.

Markera rad och klicka på fältet i den kolumnen.

Avistaplatser

Genom att markera en organisationsenhet och sedan klicka på knappen Avistaplatser kan Avistaplatser knytas till enheten.

Hanteringen av dessa Avistaplatser är till stor del densamma som Avistaplatser under Kunder. Se guide Hantera lokalregister.

Skillnaden är att det inte går att göra en import av lokalregister här, och att det finns ett annat syfte med dem.

Avuistaplatser knutna till en organisation kan väljas som den avistaplats en Kioskportal använder för närvaroregistreringar. Dvs närvaro kan registreras inte bara efter vilken organisation användaren tillhör utan också vilken avistaplats terminalen är knuten till.

INSTA inställningar

Markera Organisationsenhet och klicka på knappen Inställningar om du vill göra INSTA inställningar som ska vara default inom organisationen.

De inställningar som görs på flikarna Accepterad kvalitetsnivå och kvalitetsnivåer blir standard för underliggande organisationer, samt för kunder och kontrakt som finns kopplade till organisationen.

Ett eller två tecken är tillåtet i benämning av kvalitetsprofiler. Det kan vara bokstäver eller siffror.

Inställningarna gäller såvida inte direkta inställningar görs för underliggande organisation, eller kunder och kontrakt som är kopplade till organisationen.

I övre högra härnet av formuläret syns varifrån inställningarna kommer, om de är ärvda från en högre enhet i organisationen eller om de är lokala inställningar.

Inställningar som görs på flikarna Slumpinställningar och Inspektionsinställningar har inte samma genomslagskraft, utan ska ändrs lokalt om de avviker från det förinställda.

Arbetspass i mobilen

Om tidväljaren i medarbetarnas mobiler ska vara på eller av, och om standardtiden som rapporteras ska vara planerad eller faktisk tid bestöms per organisationsenhet.

Markera raden för den organisationsenhet vars parametrar för arbetspass som du vill ändra.

Arbetspass – Tidväljare

Om tidväljaren i Arbetspass för nedarbetare i mobilen ska vara eller Av bestäms per organisationsenhet.

Ange Av eller genom att ändra valt värde med rullgardinsmenyn.

Arbetspass – Standardtid

Om standardtiden i Arbetspass för nedarbetare i mobilen ska vara Planerad eller Faktisk bestäms per organisationsenhet.

Ange Planerad eller Faktisk genom att ändra valt värde med rullgardinsmenyn.

Tillåt ändrad platsstruktur

Om platsstrukturen ska vara tillåten att ändra i mobilen för medarbetarna så ska det anges för de organisationsenheter som medarbetarna tillhör.

Markera raden för den organisationsenhet vars parameter för platsstruktur som du vill tillåta eller neka använbdarna att ändra i mobilen.

Tillåt eller Neka genom att ändra valt värde med rullgardinsmenyn.

Om det är tillåtet att ändra platsstruktur så syns dessa alternativ i appens Inställningar

Vissa abonnenter har andra benämningar på alternativen.

Dagar i mobil DP

Markera raden för den organisationsenhet vars parameter för mobil DP som du vill ändra.

Ange antal dagar i rullgardinsmenyn som man ska kunna se i den mobila dagliga planeringen.

Detta påverkar hur många dagar inklusive idag man kan se i funktionen Ändra dagens uppdragsschema genom att stega fram och tilbaka med pilsymboler.. Standard är 1 dag, dvs bara idag.