Youtubefilm Hur man lägger till en ny kund
Inledning
Gå till Kunder -> Alla kunder
I den tabell som visas finns många kolumner som gör det möjligt att filtrera och hitta kunder/kontrakt med visst namn eller egenskaper.
Ny kund
Grundinformation
Personnummer kan anges i formatet ååååmmddxxxx för en privatkund
Om du har angett personnummer så kan du med knappen Hämta kund hämta personliga data från ett offentligt register. OBS! Detta är en tilläggstjänst som inte ingår som standard.
Uppgifter som fylls i automatiskt är
- Förnamn och efternamn
- Adress och koordinater för bostadsadressen
- Kontaktuppgifter med telefonnr
På fliken Grundinformation är Förnamn och/eller Efternamn obligatoriska. Övriga är frivilliga.
Avistaplatsinformation
I nedre delen av formuläret kan du fylla i adressuppgifter och andra uppgifter som hör till kundens primära avistaplats.
Vill du ange fler avistaplatser så måste det ske efter att kunden är registrerad.
Genom att fylla i fältet för Uppdragsadress så blir även andra fält nedanför redigerbara.
- För att registrera en avistaplats-etikett välj NFC som Sensorteknik och skriv in ID-numret i fältet NFC
- En nyckel-etikett registreras med sitt ID-nummer i fältet Nyckel NFC-etikett
Vill du ange fler etiketter så måste det ske efter att kunden är registrerad.
Se t ex guiden Registrera nycklar på kund
Giltighetstid
Skrolla ner för att eventuellt sätta giltighetstid för kunden. Startdatum blir som standard dagens datum, och Slutdatum är som standard Pågående.
Koppla till en organisation
På fliken Koppla till en organisation måste minst en organisationsenhet vara markerad for kunden. Finns det bara ett alternativ så väljs det automatiskt.
Egenskaper
Fliken Egenskaper används för närvarande inte.
Kontaktuppgifter
Fliken Kontaktuppgifter ger möjlighet att lägga till en eller flera kontaktpersoner, med olika kontaktkanaler såsom adress, e-post och telefon.
Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.
Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt.
Se beskrivning av kontaktboken Kontaktboken
Finns kontakten i listan, så klicka på (penna) kontakt, eller gör förändringar på den framsökta raden.
Fyll i formuläret och Spara
Du kommer då tillbaka till fliken med kontaktinformation
Bocka för kontakten om den ska vara kopplad till denna kund.
Kontaktroll kan vara Huvudkontakt, Aviseringsmottagare eller Webbenkätmottagare. Samma kontakt kan ha flera kontaktroller. Klicka på fältet för att välja kontaktroller.
Spara
Visa eller ändra kund
Visa eller ändra kund
Markera kund i vyn över kunder och klicka sedan på Ändra kund i menyn.
Du får då upp samma dialogruta som när ny kund lades till, med skillnaden att uppgifter är ifyllda för den existerande kunden. Du kan i denna dialog se eller ändra registrerade uppgifter om kunden.
Kundens startdatum får inte vara senare än första kontraktets startdatum.
Koppla till en organisation
På fliken Koppla till en organisation måste minst en organisationsenhet vara markerad for kunden. Finns det bara ett alternativ så väljs det automatiskt.
Byte av organisation
Egenskaper
Fliken Egenskaper används för närvarande inte.
Kontaktuppgifter
Fliken Kontaktuppgifter ger möjlighet att lägga till en eller flera kontaktpersoner, med olika kontaktkanaler såsom adress, e-post och telefon.
Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.
Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt.
Se beskrivning av kontaktboken Kontaktboken
Finns kontakten i listan, så klicka på (penna) kontakt, eller gör förändringar på den framsökta raden.
Fyll i formuläret och Spara
Du kommer då tillbaka till fliken med kontaktinformation
Bocka för kontakten om den ska vara kopplad till denna kund.
Kontaktroll kan vara Huvudkontakt, Aviseringsmottagare och Webbenkätmottagare. Samma kontakt kan ha flera kontaktroller. Klicka på fältet för att välja kontaktroller.
Spara
Avsluta kund
Markera den kund du vill ta bort/inaktivera i tabellen med kunder och klicka sedan på Avsluta kund (soptunna) i menyn.
Dialogrutan som öppnas ser lite olika ut beroende på om kunden kan tas bort eller inaktiveras.
Borttag av kund
Om kunden kan tas bort visas denna dialog:
Inaktivering av kund
Om kunden är aktiv i systemet, med tillhörande order eller liknande, går det inte att ta bort kunden. Kunden kan då istället inaktiveras från angivet datum.
Eventuella kontrakt och pågående order inaktiveras också.
Om det finns planerade ordrar i framtiden så tas de inte bort utan systemet föreslår ett avslutsdatum för kunden med hänsyn till dessa ordrar som finns i framtiden. Vill man inte acceptera ett framtida datum så måste man manuellt ta bort dessa framtida ordrar innan man avslutar kunden.
Avslutsdatum bakåt i tiden går inte., utan tidigaste avslutsdatum är idag.
Avistaplatser under kund
Avistaplatser finns under respektive kund som de tillhör, enskilda eller i hierarkiskt lokalregister.
Välj kund och klicka på knappen Avistaplatser (Kartsymbol) för att se Avistaplatser knuten till en kund.
De Avistaplatser du då ser är av två slag:
- Enskilda Avistaplatser direkt under kund: oftast gatuadresser och grund för order- eller serviceleveranser. Det är avistaplatser av detta slag som beskrivs i denna guide.
- Avistaplats med hierarkiska lokalregister: med information om t ex område, byggnad, våning och enskilda lokaler. De är till grund för INSTA- och Hygien-inspektioner. De beskrivs i guiden Hantera Lokalregister.
Lägg till Avistaplats
Klicka på knappen Ny Avistaplats för att lägga till en enskild Avistaplats
På första fliken är allmän information om namn, adress och ev. sensorteknik.
Om gatuadress och postort fylls i kan geografiska koordinater beräknas automatiskt.
NFC eller QR-kod kan knytas till Avistaplatsen genom fälten Sensorteknik och underliggande fält. På andra fliken kan lokalspecifika uppgifter anges.
På den tredje fliken kan egna kvalitetsmetoder knytas till avistaplatsen
Ändra Avistaplatser under kund
Markera kund och klicka sedan på Avistaplatser i knappraden.
Varje kund har en eller flera Avistaplatser. Det är platser som antingen innehåller en adress, eller en hierarki av lokaler. Lokalregister beskrivs i guiden Hantera Lokalregister. I denna guide beskrivs endast enkla Avistaplatser med adresser.
Markera Avistaplatsen du är intresserad av
Adressuppgifter mm
Avistaplatsnamn, Adress, Postort, Postnummer, Portkod, Nyckelnummer, och Beskrivning kan direkt ändras genom att klicka i fältet och skriva in ett nytt värde. Övriga värden går inte att direkt ändra.
OBS! Kom ihåg att ändringar av adressen även påverkar redan gjorda registreringar av besök. Ska kunden ha en helt ny adress så är det bättre att lägga till en ny Avistaplats och inaktivera den gamla.
Geografiska koordinater (Longitud och latitud) ändras automatiskt om man ändrar gatuadress och postort.
Avista-etiketter och nyckel-etiuketter
Markera avistaplatsen du är intresserad av och skrolla bort till kolumnerna NFC och Nyckelbrickors NFC
De visar om det finns Avista-etiketter respektive Nyckel-etiketter registrerade på avistaplatsen.
Klicka i något av fälten på raden för avisaplatsen under kolumnen NFC eller Nyckelbrickors NFC
Du får då upp formuläret för att ändra, lägga till eller ta bort etiketter kopplade till den avistaplatsen. Både vanliga etiketter och de kopplade till en nyckel visas i formuläret. De etiketter som gäller nycklar har Ja i kolumnen Nyckelbricka.
Lägg till avistaplats-etikett
- Ange sensorteknik och fyll i etiketten ID. Klicka på Spara bredvid fältet för ID-numret.
Klicka sedan på Spara nertill i formuläret.
Du ser nu att uppgifterna i tabellen har uppdaterats.
Ta bort avistaplats-etikett
- Markera rad med avistaplats-etikett som du vill ta bort.
- Klicka på Ta Bort
Klicka sedan på Spara nertill i formuläret.
Du ser nu att uppgifterna i tabellen har uppdaterats.
Lägg till nyckel-etikett
- Ange sensorteknik och fyll i etiketten ID. Klicka på Spara bredvid fältet för ID-numret.
- Skriv in nyckelnumret i kolumnen Nyckelnr.
- Ändra i kolumnen Nyckelbricka till Ja.
Upprepa steg 1, 2 och 3 om du ska lägga till fler nycklar.
Klicka sedan på Spara nertill i formuläret.
Du ser nu att uppgifterna i tabellen har uppdaterats.
Ta bort nyckel-etikett
- Markera rad med nyckel-etikett som du vill ta bort.
- Klicka på Ta Bort
Klicka sedan på Spara nertill i formuläret.
Du ser nu att uppgifterna i tabellen har uppdaterats.
Ta bort Avistaplats
Markera den Avistaplats du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort Avistaplats för att ta bort den.
Om den aldrig använts i rapportering så kan den tas bort. i annat fall kan den bara inaktiveras genom att man sätter ett Slutdatum på den.
Kunduppdragsschema
Det är möjligt att få planerade kunduppdrag utskrivna.
Sök fram och markera en kund och klicka på knappen Kunduppdrag.
(Om ingen kund väljs så skrivs det ut scheman för alla kunder)
Välj sedan i formuläret hur många veckor du vill få utskrivna per kund. Det är här även möjligt att lägga till ett meddelande som skrivs ut tillsammans med schemat.
Exempel på utskrift:
