Kontrakt

Senast uppdaterad juni 19, 2019
You are here:
< Tillbaka

Gå till Kunder → Alla kunder i huvudmenyn.

Nytt kontrakt

Markera kund i vyn över kunder och klicka sedan på Nytt kontrakt i knappraden

Fönstret som öppnas har sex flikar: Grundinformation, Organisationstillhörighet, Kontaktuppgifter Lokalregister, och Metoder

Grundinformation

Fälten Benämning och Giltighetstid är obligatoriska på denna flik. Ännu fler fält kan vara obligatoriska i det fall att ditt företag har bestämt att de ska vara det.

Aktivitetsgrupp anger vilken grupp med aktiviteter som ingår i beställningen.

Giltighetstiden börjar som standard när kontraktet skapas, men man kan välja ett annat datum.

Både interna och externa kontraktsnummer kan anges, liksom en kommentar som förklarar kontraktets syfte.

Organisationstillhörighet

Som standard anges samma organisationsenhet som för den kund kontraktet är skapat för, men det är möjligt att välja underliggande enheter om dessa finns.

Kontaktpersoner

Här anges namn, roll, epost, telefonnr och eventuell fysisk adress,

Om någon kontakt redan finns så listas den här. Kontaktroll kan ändras såsom illustreras på bilden genom att klicka i fältet för kontaktroll och välja de alternativ som ska gälla.

Finns ingen kontakt så skriv in namnet i sökfältet, klicka på Uppdatera och klicka på Lägg till kontaktFyll i formuläret och Spara.

Formatet för telefonnummer är inklusive landskod. För Sverige är det +46. Första siffran i riktnumret utelämnas. Ex 070 12345678 ska skrivas som +467012345678.

Lokalregister

Välj fliken Lokalregister

Klicka sedan på knappen Välj Avistaplats, vilket kan vara en eller flera delar av ett lokalregister

Markera och Välj.

Metoder

På denna flik anger du om ordrar knutna till kontraktet ska skapas enligt en viss metod, som t ex Hygien eller INSTA.

Spara

Knappen Inställningar blir tillgänglig först när man väljer att visa ett redan skapat kontrakt.

 

Visa eller ändra kontrakt

Markera krysset vid kund i vyn över kunder och markera sedan kontraktet under vald kund.

Välj sedan på Ändra kontrakt i knappraden.

Grundinformation

Koppla till organisation

Koppla de organisationer som kontraktet tillhör. Som standard är kundens tillhörighet förvald.

Kontaktuppgifter

Fliken Kontaktuppgifter ger möjlighet att lägga till en eller flera kontaktpersoner, med olika kontaktkanaler såsom adress, e-post och telefon.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Uppdatera.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på Lägg till kontakt.

Se beskrivning av kontaktboken https://avistatime.com/knowledge-base/kontaktboken/

Finns kontakten i listan, så klicka på Ändra kontakt, eller gör förändringar på den framsökta raden.

Bocka för kontakten om den ska visas som standard på denna flik över kontaktinformation.

Kontaktroll kan vara Huvudkontakt, Aviseringsmottagare och Webbenkätmottagare. Samma kontakt kan ha flera kontaktroller. Klicka på fältet för att välja kontaktroller.

Lokalregister

Välj fliken Lokalregister

Klicka sedan på knappen Välj Avistaplats, vilket kan vara en eller flera delar av ett lokalregister

Markera och Välj.

Metoder

Välj fliken Metoder

Markera t ex Hygien och INSTA, eller bara INSTA

Välj sedan Spara

Inställningar

Knappen Inställningar blir tillgänglig om kvalitetsmetoder tidigare valts för kontraktet.

På de flikar som kommer upp när man väljer Inställningar kan Accepterad Kvalitetsnivå (AQL), Kvalitetsnivåer, slumpinställningar definieras och Inspektionsinställningar göras.

Accepterad Kvalitetsnivå (AQL)

Ange vilken accepterad kvalitetsnivå som gäller för de olika profilerna. Vanligen A-F.

Kvalitetsnivåer

Ange kvalitetsnivåer eller acceptera standard. Profilnamn måste vara desamma som fär kund då dessa gäller vid import av lokalregister.

I övre högra hörnet av formuläret syns varifrån inställningarna kommer, om de är ärvda från en högre enhet i organisationen eller om de är lokala inställningar.

Slumpinställningar och inspektionsinställningar

 

 

 

 

Spara

Ändringar

Fliken Ändringar visar de senaste ändringarna som gjorts för kontraktet.

 

Ta bort kontrakt

Sök fram aktuell kund som  kontraktet tillhör.

Klicka på krysset vid kunden och markera sedan kontraktet.

Välj Ta bort kontrakt i menyn. Du ombeds då att bekräfta borttaget.

Om kontraktet inte kopplats till några order så kan det tas bort.

I annat fall får du ett felmeddelande och ombeds att istället inaktivera det.

Inaktivera i sådana fall kontraktet genom att först välja Ändra kontrakt och sedan ändra slutdatum för dess giltighetstid till dagens datum.

Välj sedan att Spara.

Förnya Beställning

När en ny beställning kommer in för en kund är det viktigt både för integrationen och för fakturaunderlaget att den gamla beställningen avslutas och ersätts med den nya.

Så här gör man i Avista för att avsluta en beställning och ersätta den med en ny.

Gå till Kunder -> Alla kunder

  • Sök fram och markera befintlig beställning (kontrakt) i kundlistan.
  • Klicka på knappen Förnya.
  • Ange från vilket datum den nya beställningen ska börja gälla och välj Spara.

Befintlig beställning inklusive samtliga order i beställning avslutas nu dagen innan den nya beställningen ska börja gälla.

En ny beställning skapas med exakt samma innehåll och order som den avslutade beställningen. Den nya beställningen börjar gälla dagen efter att befintlig beställning har avslutats.

  • Kontrollera att den nya beställningen ser korrekt ut och att den gamla beställningen och alla dess order har avslutats korrekt.
  • Lägg in alla förändringar i den nya beställningen. Glöm INTE att ändra beställningsnumret.