Kontaktboken

Senast uppdaterad november 13, 2018
You are here:
< Tillbaka

Inledning

Vi har utvecklat en kontaktbok i Avista som gör det enkelt för våra abonnenter att få ordning på sina kontakter. I kontaktboken hittar du all information om dina kontakter. Kontaktboken är hela tiden
aktuell i och med att inaktuella kontakter automatiskt inaktiveras.

Kontaktboken når du från menyn Kontakter -> Alla kontakter. Här kan du söka efter kontakter genom att ange hela eller delar av kontaktens namn, telefonnummer, e-postadress eller annan kontaktinformation.

I kontaktboken kan du INTE lägga till nya kontakter. Nya kontakter lägger du istället upp på det affärsobjekt (Användare, Kund, Kontrakt, organisation eller Avistaplats) som kontakten har en relation till.

Ett telefonnummer eller e-postadress kan bara förekomma en gång i kontaktboken. Om du på en befintlig kontakt försöker lägga till ett telefonnummer eller e-postadress som redan används av en annan kontakt får du möjlighet att slå ihop de båda kontakterna till en kontakt.

Koppla kontakter till Affärsobjekt

Koppla kontakter till ett affärsobjekt, dvs Kund, kontrakt, organisation eller Användare genom att på affärsobjektet klicka på fliken Kontaktuppgifter. Ett formulär visas med affärsobjektets befintliga kontakter.

Vill du koppla bort en befintlig kontakt bockar du av kontakten.

Vill du lägga till en kontakt söker du först om kontakten redan finns i kontaktboken genom att ange kontaktens telefonnummer eller e-postadress och klicka på Retur.

Om kontakten redan finns upplagd markerar du kontakten och väljer eventuellt en eller flera kontaktroller för kontakten. Det finns förnärvarande tre fasta kontaktroller som kan tilldelas en kontakt till ett affärsobjekt. Dessa är Huvudkontakt, Aviseringsmottagare och Webbenkätmottagare. Den första kontakten som kopplas till ett affärsobjekt får automatiskt kontaktrollen Huvudkontakt. Samma kontakt kan vara kopplad till olika affärsobjekt men med olika kontaktroller.

Om kontakten inte finns i kontaktboken lägger du upp den genom att klicka på knappen Ny kontakt.

Observera att knappen Ny kontakt bara är aktiv om resultatlistan är tom efter sökning.

Ny kontakt

I kontaktkortet som öppnas när du klickar på Ny kontakt namnger du kontakten och fyller i kontaktens kontaktuppgifter och eventuellt kontaktens relation/position och en kommentar. Telefonnumret eller e-postadressen som du angav vid sökningen är redan ifylld.

Ta bort kontakt

När du sökt fram en kontakt kan du markera den och klicka på Ändra kontakt. Klicka sedan på Ta bort.

Du kan alltid ta bort kontakter som du själv har skapat genom att klicka på Ta bort-knappen i kontaktkortet. Ska du även kunna ta bort kontakter som andra har skapat måste du ha särskild behörighet för det.

Ändra kontakt

När du sökt fram en kontakt kan du markera den och klicka på Ändra kontakt. Ändra och Spara.

I kontaktkortet visas alla affärsobjekt som kontakten är kopplad till. För varje affärsobjekt visas antalet kontakter som affärsobjektet har. En 1:a betyder att det är den enda kontakten.

I kontaktkortet visas alla aviseringar där kontakten finns upplagd som mottagare. För varje avisering visas det totala antalet mottagare.

Automatisk avaktivering av kontakter

En kontakt som inte längre är kopplad till något aktivt affärsobjekt blir automatiskt inaktiverad men inte bortagen. Om kontakten i framtiden kopplas till ett aktivt affärsobjekt aktiveras kontakten på nytt. Det går att inkludera inaktiva kontakter vid sökning i kontaktboken genom att bocka i Visa inaktiva.

Kontaktroller

När kontaktuppgifter visas i olika formulär och rapporter i Avista är det kontakter med rollen Huvudkontakt som visas.

Bara kontakter med kontaktrollen Aviseringsmottagare får aviseringar knutna till objektet (Kunden, kontraktet, organisationen eller användaren)

Kontaktrollen Webbenkätmottagare är tänkt att användas när aviseringsmottagarna och webbenkätmottagarna är olika personer. Vilken kontaktroll som en webbenkät ska skickas till väljs i formuläret där man skapar webbenkäter.

FAQ

Fråga: Hur lägger vi upp kontaktuppgifterna till två privatpersoner som bor ihop och som har var sitt mobilnummer men ett gemensamt hemtelefonnummer?
Svar: Bo och Lisa bor ihop. Vi lägger upp en kontakt för Bo och en för Lisa med deras mobilnummer. Sedan lägger vi upp ytterligare en kontakt som vi kallar Bo och Lisa där vi lägger deras hemnummer. Kontakten Bo och Lisa kopplas sedan till både Bo och Lisa.

Fråga: Hur lägger vi upp ett växelnummer som ska kopplas till de anställda och som även har sina egna mobila och fasta telefonnummer?
Svar: Först läggs en kontakt upp för respektive anställd därefter skapas en kontakt för organisationen med växelnumret. Organisationskontakten kopplas sedan till de anställda.