Importera order

Senast uppdaterad december 05, 2019
You are here:
< Tillbaka

Gå till Kunder -> Kontrakt och order översikt

På samma sida finns möjlighet att exportera befintliga order i systemet.

Filformat

Tillåtna filformat för import är .XLS  och .XLSX (Excel)

Även formatet .CSV går att använda. Då måste filen sparas i UTF8, svenska och med semikolon som separator mellan fälten.

Kolumner

  • Kundnamn* Existerande eller ny kunds namn. Exakt namn måste anges om det är existerande kund.
  • Kund ID – Används ej
  • Kund Nr – Nr  för ny kund.
  • Personnummer – Person eller organisationsnummer för ny kund.
  • Organisation* – Existerande organisation som kund tillhör. Ange flera organisationer med komma emellan utan mellanslag.
  • Kontraktsnamn – Ange existerande kontrakt för att komplettera med nya order. Om inget namn anges här eller för nytt kontrakt importeras order utan kontrakt direkt under kund.
  • Kontrakt nytt namn – Anges om nytt kontrakt ska skapas. Ersätt gammalt kontrakt med samma namn men nytt startdatum.
  • Kontrakt startdatum – YYYY-MM-DD för nytt kontrakt. Måste vara tidigast idag. Om ej angivet gäller det från idag.
  • Kontrakt ID Används ej
  • Kontrakt Nr – Nr för nytt kontrakt.
  • Kontrakt externt Nr – Nr för nytt kontrakt.
  • Aktivitetsgrupp – Aktivitetsgrupp som ska kopplas till ev. nytt kontrakt
  • Objekttyp – Objekttyp som ska kopplas till ev. nytt kontrakt
  • Avistaplats* – Måste anges, men skapas om den inte finns. Ska anges men används inte av INSTA
  • Gatuadress – Gatuadress
  • Postnummer – Postnummer
  • Postort – Postort
  • Avistaplats område – 1-16 färgkod.
  • Avistaplats organisation – Avistaplatsens organisation, om annan än kundens
  • Ordernamn* – Skapar nytt ordernamn
  • Tidigaste tid – HH:MM
  • Planerad tid* – HH:MM
  • Senaste tid – HH:MM
  • Varaktighet* – HH:MM
  • Aktiviteter* – Ange befintlig aktivitet. Ange flera aktiviteter med komma emellan utan mellanslag.
  • Arbetsinstruktioner – Arbetsinstruktioner
  • Schema* – Schema måste finnas, och vara valbar för angiven organisation
  • Schemarad* – Schemarad måste finnas
  • Engångs / Repetitiv* – 1 för engångsorder, 2 eller mer för repetitiva order
  • Order startdatum* – YYYY-MM-DD,  tidigast första orderdag.
  • Order slutdatum* – YYYY-MM-DD, Pågående om utelämnad
  • måndag – Ange med 1 om ordern ska utföras en måndag.
  • tisdag – Ange med 1 om ordern ska utföras en tisdag.
  • onsdag – Ange med 1 om ordern ska utföras en onsdag.
  • torsdag – Ange med 1 om ordern ska utföras en torsdag.
  • fredag  – Ange med 1 om ordern ska utföras en fredag.
  • lördag  . Ange med 1 om ordern ska utföras en lördag.
  • söndag – Ange med 1 om ordern ska utföras en söndag.

38 fält är för närvarande definierade. Med undantag för några obligatoriska fält är det endast de som är behövliga för den importerade ordertypen som behöver anges.

 

Engångsorder

Anges med 1 i fältet Engångs / repetitiv order.  Anges med 1 de veckodagar den ska utföras, , inom den angivna giltighetstiden.

Repetitiv order

Anges med 2 eller mer i fältet Engångs / repetitiv order  Anges med 2, 3, 4 o.s.v. för att ange antal veckor mellan gångerna den ska utföras, inom den angivna giltighetstiden.

Exempel:

För att skapa orderleveranser för var tredje vecka under torsdag-söndag ska man skriva 3 i fältet för Engångs / repetitiv order och 1 i fälten för varje veckodag. Kom ihåg att torsdag i detta exempel är första orderdatum. Sista orderdatum måste infalla efter att åtminstone söndag är med.

 

Kund med flera organisationer

Om en kund tillhör flera organisationer, så ange dem med kommatecken emellan i fältet för Organisation.

Fler än en aktivitet som ska utföras

Ange aktiviteter med kommatecken emellan i fältet för Aktivitet.

 

Importera

Du behöver inte välja kund för att göra import. Importen baserar sig helt på innehållet i importfilen.

Klicka på knappen Importera nya ordrar i knappraden.

Välj fil att importera

Då får du upp en dialog för att välja fil att importera.

Klicka på Nästa

Koppla fält

Du får nu upp en dialog för att koppla fälten i filen med de som är fördefinierade i Avistasystemet. Importfilens kolumner är automatiskt numrerade för att lättare skilja på kolumner som kan ha samma namn.

Mall

Du kan ladda upp en fördefinierad mall hur den kopplingen ska ske. Klicka på Ladda mall

Markera mall och klicka på Utför.

Mallen förutsätter att ordningsföljden inte ändats i filen sedan mallen skapats.

Fördefinierade kopplingar fylls i

Klicka på Nästa.

Granska

Granska det som ska importeras.

Första kolumnen visar status ’OK’ eller ger ett felmeddelande om något fält har ett felaktigt format på raden.

Exportera ändringar

Du kan exportera listan till ett nytt original om du har gjort ändringar i den. Klicka på Exportera.

Välj filnamn den ska lagras som i .xlsx format.

Importera

Klicka på Importera.

Felmeddelanden

Utöver de felmeddelanden som ges i status-kolumnen:

Startdatum ska infalla före slutdatum. När gamla kontrakt ska avslutas och de inte kan avslutas kan deras tidsperiod komma i konflikt med det nya kontraktet.

I vissa fall kan felmeddelanden ges som är beroende av omständigheter utanför import-filens innehåll. I sådana fall måste felet rättas innan import kan ske.

Resultat

För att se importerade order så gå till

Kunder -> Alla kunder

Titta under Kunden som du importerat order till. Där ligger kontrakt inklusive nya kontrakt.

Kontrakt

LÄGG TILL KONTRAKT

Kontraktsnamn – Ange existerande kontrakt för att komplettera med nya order. Om inget namn anges här eller för nytt kontrakt importeras order utan kontrakt under kund.

Kontrakt nytt namn – Anges om nytt kontrakt ska skapas. Ersätt gammalt kontrakt med samma namn men nytt startdatum.

Kontrakt startdatum – YYYY-MM-DD för nytt kontrakt. För vara tidigast idag. Om ej angivet gäller det från idag.

TA BORT KONTRAKT

Ta bort kontrakt genom att öppna kontraktets formulär och ändra sista giltighetsdatum till idag, Du får då möjlighet att avsluta eventuella pågående order.

SE IMPORTERADE ORDER

Markera aktuellt kontrakt och klicka på Orderlista för att se importerade order