Importera lokalregister

Senast uppdaterad november 20, 2018
You are here:
< Tillbaka

Importfilens format och innehåll

Format

Importen kan göras från en Excel-fil (.xls, .xlsx) som har en flik med data.

Import kan även göras från en CSV-fil men då måste CSV-filens teckenuppsättningen vara utf8 och datat vara separerat med semikolon.

Innehåll

Första raden

De tre första fälten måste innehålla namnet på abonnent/konto, kund hos abonnent och Avistaplats. Importen går endast att göra om namnen stämmer överens med vald abonnent, kund och Avistaplats vid importen.

Andra raden

Den andra raden måste innehålla namn på de kolumner med hierarkinivåer och med lokaldata som ska importeras. De kan ha valfria namn då de vid importen kopplas samman med befintliga benämningar för angivna hierarkinivåer och de data som måste eller kan vara med.

 

Kolumner med lokaldata
  • Lokalnamn: Obligatorisk. Namn på lokalen. Det måste vara unikt för den våning den tillhör.
  • Beskrivning: Frivillig uppgift.
  • Lokal-ID: används ofta som lokalnamn i de fall Lokalnamn saknas och måste vara unikt.
  • Lokalstorlek: Obligatorisk. Storleken måste vara >0 m2. Endast siffror och komma tillåtet.

Lokalstorlek: Decimaltecken avgörs av dina kontoinställningar. I Sverige är detta som standard ett kommatecken (,).

Vid import av lokalregister avrundas lokalstorleken till två decimaler. Exempelvis 3,243 avrundas till 3,24.

Kontrollera att formatet är korrekt för den kolumn som innehåller lokalstorleken. Annars kan fel värden bli importerade.

  • Lokalstatus. Kolumnen är obligatorisk, men texten i den är valfri. Endast text för inaktiv lokal måste anges. Den text som är vald för att ange inaktiv lokal måste sedan anges vid importen. Övriga lokaler antas vara aktiva.
  • Lokaltyp. Typ av lokal. T. ex Korridor, WC, Kök. Används ofta även som Beskrivning där sådan saknas.
  • Kostnadsställe. Frivillig uppgift.
  • Gångordning. Texten är en valfri sammanslagning av data från andra kolumner, t ex: byggnad, våningsplan och lokal-ID. Gångordningen används vid inspektioner gjorda med den mobila appen.

Gångordning: Sammanslagning kan göras med en formel som utformas för en rad och sedan kopieras till alla andra rader i den kolumnen. Exempel på formel för gångordningen:

=Sammanfoga(A3;”-”;D3;”-”;G3)

Beroende på programversion kan det vara komma istället för semi-kolon i formeln.

  • INSTA. Kvalitetsprofil för INSTA, om den ska användas. Ett eller två tecken är tillåtet. Det kan vara bokstäver eller siffror. Vad som ska vara tillåtet måste anges i profilinställningarna som gäller för kunden. Extra tecken som t.ex. ett mellanslag genererar ett fel.
  • Hygienkod. Kod för Hygienstandard, om detta ska användas. Endast godkända koder som ingår i standarden är tillåtna.
  • Frekvens. Frivillig uppgift.
  • Golvbeläggning. Frivillig uppgift.
  • NFC. Frivilligt. Hexadecimalt värde för en NFC-tag. Måste vara unikt för abonnenten.
  • QR-kod. Frivilligt. Bokstäver, siffror, andra synliga tecken och mellanslag går att använda.
  • Organisation. En annan organisationsenhet än den kunden tillhör kan väljas för en Avistaplats. Det underlättar för att skapa vissa typer av rapporter.
  • Övrigt. Frivillig uppgift. Fritext.

OBS! Inte i något slags fält får enkla citattecken ‘ förekomma.

Import av nytt regtister

Välj abonnent, kund och Avistaplats

Logga in på det aktuella kontot, gå till Kunder → Alla kunder i menyn. Markera den kund som importen ska göras för. Lägg till den om den inte finns sedan tidigare.

Välj Importera lokaler i menyn. Du får då upp en lista med valbara Avistaplatser som hör samman med vald kund.

Välj den Avistaplats som ska fungera som översta hierarkinivå.

Klicka på Välj.


Välj importfil

Klicka på Välj fil och välj ut den fil från datorn som ska importeras och välj sedan Importera.

Om det uppstår ett fel kan importen inte genomföras. Fel som kan uppstå i detta steg:

  • Namn på Abonnent, Kund eller Avistaplats saknas i filen eller är på fel ställe i filen.
  • Namn på Abonnent, Kund eller Avistaplats har inte något motsvarande namn i systemet eller på kontot.

Kontrollera vid behov att uppgifterna på filens första rad motsvarar namnen på abonnent/konto, kund och Avistaplats där importen ska göras.

Om inga fel vad gäller Abonnent/konto, kund och Avistaplats upptäcks så kommer du till nästa steg av importen.


Ange nivåer i hierarkin

Ange namnen på de nivåer i hierarkin som ska skapas under angiven Avistaplats.

Vanliga nivåer är: Område, Objekt, Byggnad och Plan. De kan vara fler eller färre samt ha andra namn.

Kunden är underförstådd som nivå 1.

I exemplet nedan finns ytterligare tre nivåer namngivna, numrerade 2-4.

Man behöver inte ha en hierarki under vald Avistaplats, utan kan importera lokaler direkt under Avistaplatsen. Lämna då ovanstående lista tom.

Om man importerar ett register som ska uppdatera eller ersätta ett befintligt register så kan det antal nivåer som eventuellt redan finns inte ändras. Däremot kan namnen ändras.

Hierarkin när ett nytt register skapas lägger grunden för senare tillägg och förändringar. Det går inte att senare skjuta in eller ta bort mellanliggande nivåer.

Välj Nästa.

Koppla importfilens kolumner

Välj om importen avser ett Ordinarie lokalregister, ett lokalregister med INSTA eller ett med Hygien. Valt alternativ blir gulfärgat. Alternativet Hygien (vilket inkluderar INSTA) är förvalt. Valet avgör vilka fält som är obligatoriska vid importen. De som är obligatoriska är markerade med en asterisk. Det avgör även vilka kontroller av tillåtna data som görs.

I de fall ett lokalregister redan finns för Avistaplatsen så finns möjlighet att uppdatera eller ersätta detta. Välj då Uppdatera eller Ersätt. Att uppdatera är förvalt i de fall ett lokalregister redan finns.

Importfilens kolumner finns angivna till höger. De ska kopplas mot de benämningar som finns i vänster kolumn. Dra med hjälp av musen filens kolumnnamn från höger och släpp dem i området i mitten för koppling till motsvarande kolumnnamn till vänster.

Börja med de hierarkiska nivåer som du angett ska finnas med. Dra och släpp sedan namnen på de kolumner som motsvarar lokalernas egenskaper på motsvarande sätt.

Din aktuella fil kan ha andra benämningar på filens kolumner än i exemplet ovan.

Skrolla ner och koppla fler fält. När alla obligatoriska fält är kopplade så blir knappen Nästa aktiv.

Koppla eventuellt några av de frivilliga fälten.

Välj Nästa.

Ange statusvärde för inaktiva lokaler

Detta steg finns endast om lokaler finns med i importen.

Ange det värde som används i filen för att visa att en lokal är inaktiv. Övriga antas vara aktiva.

Välj sedan Nästa.

Åtgärda eventuella fel i importfilen

Om det upptäcks några fel i filen så rapporteras de nu med uppgift om radnummer och typ av fel. Felen måste rättas till innan en import kan göras. Fel som rapporteras kan bl.a. vara:

  • Obligatoriska värden saknas på rader i en kolumn. T ex lokal-ID. När du kopplar importfilens data mot det befintliga registret ser du vilka som är obligatoriska då de är markerade med asterisk.
  • Lokalnamn är inte unikt för våningen.
  • Enkelt citattecken ‘ är inte tillåtet i något fält.
  • Fler än två tecken för att ange en INSTA-profil.
  • Annat antal än 4 siffror för Hygienkod, eller andra tecken än siffror i kolumnen för Hygienkod.
  • Värdet är för litet, t ex i kolumnen för lokalstorlek där värdet måste vara över >0 m2.
  • Värdet i en cell har för många tecken. Max 250 tecken i namn och beskrivningar.
  • Vid uppdatering av tidigare import helt eller delvis så måste alla tidigare lokaler finnas med i filen inom den mängden oavsett om de ändrats eller inte. Filen får innehålla fler lokaler som då läggs till, men inte färre lokaler än vad som finns sedan tidigare. Saknas tidigare importerade lokaler så rapporteras det som fel.

Exempel på hur felmeddelanden kan se ut:

Välj Stäng.

Åtgärda felen.

Gör en ny import.

Granska strukturen och importera

Om inga fel upptäcks i de föregående stegen så kan du nu granska strukturen före den faktiska import en. Den del av strukturen som ska importeras visas i rosa. Markera

Strukturen visas kollapsad men kan expanderas steg för steg genom att klicka på plustecknen bredvid respektive namn.

Visa fulllständig struktur i nederkanten av fönstret om du vill se var importen hamnar i hierarkin. Kontrollera det så inga misstag om placeringen görs.

Observera att total kvadratmeteryta för lokaler som importeras visas ovan.

Välj Importera om du är nöjd. Vänta medan importen sker…

Din importerade data finns nu under den aktuella Avistaplatsen.

 

Lägg till delmängd av lokalregister

Om du vill lägga till exempelvis en ny våning till lokalregistret så måste du först lägga till en Avistaplats för våningen manuellt på rätt ställe i hierarkin.

En ny importfil skapas med alla lokaler för den nya våningen. Den tillagda Avistaplatsen för våningen som lagts till manuellt är den som ska anges som Avistaplats i filens huvud och väljas som utgångspunkt för importen i webbgränssnittet. Vid kopplingen av fält ska Uppdatera väljas,.

Alla nivåer som ingår i hierarkin fr o m tillagda avistaplatsen måste finnas med i importfilen.

Exempel: Tillägg av våning 14

Det är alltid viktigt att kontrollera namn och stavning på t ex våningsplan. t ex Plan 2 och Våning 2 betraktas som två olika saker.

Uppdatera delmängd av lokalregister

Det är möjligt att uppdatera en delmängd av lokalregistret.

En importfil skapas med de lokaler som ska uppdateras. Avistaplatsen i importfilens huvud anger vilken delmängd det är. Den finns sedan tidigare i registret. Den ska också väljas som utgångspunkt för importen i webbgränssnittet. Vid kopplingen av fält ska Uppdatera väljas.

Alla nivåer som ingår i hierarkin fr o m översta avistaplatsen i delmängden måste finnas med i importfilen.

  • Om en lokal finns både i importfilen och i det befintliga registret så uppdateras den.
    (Hierarkinivåerna måste heta exakt samma i filen som i befintliga registret)
  • Om en lokal finns i importfilen men inte i registret så läggs den till i registret.
  • Om en lokal inte finns i importfilen men finns i befintligt register så genererar det ett felmeddelande.

Det är alltid viktigt att kontrollera stavningen på hierarkinivåerna i huvudet. I annat fall kan oönskade förgreningar skapas i strukturen. Om en hierarkinivå behöver döpas om så görs det först manuellt i befintligt register och se sedan till att uppdateringsfilen innehåller samma förändrade namn.

Ersätt hela eller del av lokalregister

Om man väljer att ersätta existerande lokalregister med nya lokaler istället för att uppdatera de befintliga så skapas en ny version. Den nya versionen används i kommande inspektioner. Pågående inspektioner använder den version som fanns när de skapades.

För att ersätta en delmängd ska importfilens huvud se ut på samma sätt som när en lägger till eller uppdaterar en delmängd.

Om exempelvis en våning ska ersättas så ska den anges som Avistaplats i filen, och väljas i webbgränssnittet vid importen. Vid kopplingen av fält ska Ersätt väljas.

Alla nivåer som ingår i hierarkin fr o m översta avistaplatsen (eller av delmängden) måste finnas med i importfilen.

Exempel: Ersätt våning 1 i befintligt register med nya definitioner av befintliga lokaler. Om nya lokaler finns med så läggs de till.

Om däremot hela registret ska ersättas så ser importfilens huvud ut som vid den första importen, dvs med Avistaplatsen för hela hierarkin. Det är också den som ska väljas i webbgränssnittet vid importen. Välj Ersätt i kopplingen av fält.

  • Om en lokal finns både i filen och i det befintliga registret så ersätts den (Hierarkinivåerna måste heta exakt samma i filen som i befintliga registret).
  • Om en lokal finns i filen men inte i registret så läggs den till i registret.
  • Om en lokal inte finns i filen men finns i befintligt register så inaktiveras den i registret, och giltighetstiden upphör.

Det är alltid viktigt att kontrollera stavningen. I annat fall kan oönskade förgreningar skapas i strukturen. Om en hierarkinivå behöver döpas om så gör det först manuellt i befintligt register och se sedan till att ersättningsfilen innehåller samma förändrade namn.

Import av enkel lista utan lokaler

Man kan importera en enkel lista innehållandes namn, adress och beskrivning, direkt under en Avistaplats.

Det som anges för nivå 2 i hierarkin vid importen motsvarar då namnet på kolumnen med namnen i den listan. I filen finns 1, 2 eller 3 kolumner beroende på om man vill importera endast namn eller också adress och beskrivning.

Välj vid importen Ordinarie som filter för obligatoriska kolumner. Vid kopplingen mellan filens namn och standardnamn så är det endast de tre som står för namn, adress och beskrivning som kan väljas. Övriga är inte giltiga val då de förutsätter att registret innehåller lokaler.

På webben finns det sedan möjlighet att manuellt komplettera med postnummer och portkod för den listan.

Observera att namnen i denna importerade lista INTE kan användas för att senare importera lokalregister i hierarkinivåer under dem. Detta då antalet nivåer redan är fastställd till 2 vid importen. Så syftet måste vara att man endast vill ha en enkel lista för att en import av listan ska vara meningsfull.

OBS! Om man vill lägga upp en lista med namn som senare ska användas för att lägga upp lokalregister under dem, så måste listan läggas upp manuellt.