Hantera lokalregister

Senast uppdaterad augusti 07, 2018
You are here:
< Tillbaka

Kund och lokalregister

Under varje kund kan det finnas en eller flera lokalregister.

Gå till Kunder → Alla kunder för att komma till kundvyn. Markera kund och välj Avistaplatser i menyn.

I exemplet nedan finns ett register. En kan expandera registret genom att klicka på plustecknet bredvid varje namn. Då kan det se ut såhär: tre olika byggnader med tillhörande våningsplan och rum/lokaler.

Det finns två huvudsakliga sätt att skapa ett lokalregister. Du kan antingen skapa ett lokalregister genom att lägga till alla lokaler manuellt, eller genom att hämta data från en Excel-fil. Båda alternativen introduceras nedan.

Lägg till översta nivån i ett nytt register

Innan ett nytt register kan importeras måste Avistaplatsen för den översta nivån läggas till. Denna plats kommer användas som översta hierarkinivån i ditt register.

Klicka på knappen Ny Avistaplats. Följande fönster öppnas:

Fyll i namnet på registret på första raden på första fliken. T ex Område Syd

Spara.

Det nya registret ligger nu tillsammans med det tidigare registret, men utan plustecken eftersom det inte har någon underliggande nivå ännu.

Nu kan du välja att antingen manuellt lägga till fler nivåer eller använda denna Avistaplats som utgångspunkt för en import av ett register med många nivåer.

Se guiden Importera lokalregister för mer utförlig information.

 

Lägg till en mellanliggande nivå i ett befintligt register

Klicka på knappen Ny Avistaplats.

Fyll i namnet på nivån som ska läggas till på första raden på första fliken. T ex Byggnad 33.

Välj sedan även överordnad Avistaplats, t.ex. Område Syd.

Spara.

På motsvarande sätt kan en våning eller avdelning läggas till och kopplas till en byggnad som då är dess överordnade Avistaplatsen. Ett register kan ha upp till 10 nivåer.

 

Lägg till en lokal (lägsta nivån) i ett register

Klicka på knappen Ny Avistaplats.

Fyll i namn och välj överordnad Avistaplats på första fliken.

Flera av de fält som finns på första fliken är bara relevanta för de kunder som har bara en besöksadress och inte lokalregister, som t ex inom hemtjänsten.

Fyll i övriga relevanta uppgifter på andra fliken. De markerade med asterisk är obligatoriska.

Lokal-ID måste vara unikt för våningsplanet. Rumsstorleken kan uttryckas med två decimaler. Lokalstatus markeras om lokalen ska vara inaktiv.

Om många lokaler ska läggas till eller uppdateras så görs det lättast med importfunktionen beskriven i guiden Importera lokalregister.

 

Ta bort lokalregister eller delar av det

Det är endast möjligt att ta bort ett register eller delar av det om det inte har börjat att användas. Det är däremot möjligt att sätta slutdatum eller inaktivera ett register.

Se avsnitten om Status för lokaler och Giltighetstider i denna guide.

 

Ändring av lokalegenskaper

Lokalnamn, beskrivning, lokaltyp, lokalstorlek och andra egenskaper går bra att ändra för en lokal vid behov. Dessa ändrar du direkt i tabellvyn. Markera raden för den aktuella lokalen och klicka på fältet i den kolumn vars uppgift du vill ändra. Fyll sedan i den nya informationen.

Adress, postnr, portkod och beskrivning är möjliga valfria uppgifter om en Avistaplats. Beskrivning är ofta detsamma som lokaltyp, men behöver inte vara det.

Latitud och longitud är en Avistaplats geografiska koordinater. Om de anges är det möjligt att beräkna avstånd till andra Avistaplatser och att visa Avistaplatsens adress på en karta. Om man skriver in en adress i fältet Adress så räknas dessa ut automatiskt.

I den gamla programversionen fylldes dessa i enligt formatet Gatuadress, Ort. Nu har dessa varsin kolumn.

Instruktioner, se avsnittet Arbetsinstruktioner i denna guide.

Sensor-ID, se avsnittet Hantera sensorteknik i denna guide. Används för NFC, QR-koder m.fl. sensortekniker.

Organisationsenhet. Du kan om du vill välja en annan organisation för en enskild lokal än den som gäller för kunden. Val kan endast göras till en organisation som är underordnad eller densamma som kunden tillhör.

Lokaltyp. Välj mellan redan upplagda/importerade lokaltyper i en rullgardinsmeny. Om någon önskad lokaltyp fattas så lägg till den enligt avsnittet om Lokaltyper i denna guide.

Lokal-ID måste vara unik på våningen.

Lokalstorlek kan anges i upp till två decimaler, och avrundas till två om du anger fler.

Lokalstatus kan vara Aktiv eller Inaktiv. Se avsnittet Status för lokaler i denna guide för mer information. Där beskrivs även hur grupper av lokaler kan få sin status ändrad samtidigt.

INSTA-profil kan väljas i en rullgardinsmeny med alternativen som ingår i inställningarna av profiler för kunden. Som standard A-F, men kan vara något annat.

Hygienkod måste vara en giltig kod bestående av fyra siffror för att kunna användas i Hygienkontroller.

Giltighetstid. Vanligt är att en lokal är giltig från att den skapats i registret tills vidare.

Se avslittet Giltighetstider i denna guide för mer information om hur det påverkar tillgång till lokalen.

Hantera sensorteknik

Markera en Avistaplats, antingen den representerar en enskild adress eller en del av en lokalregister-hierarki.

Klicka på Hantera sensorteknik i menyn.

Lägg till sensor-id

Flera olika sensorstekniker kan hanteras. Ange sensorteknik.

Fyll i ID och spara med den övre Spara-knappen

Upprepa ovanstående om fler sensor-ID:n behöver registreras på samma Avistaplats.

Markera sensor som nyckel om det sensor-ID du lagt till tillhör en nyckel. Markera det i kolumnen Nyckelbricka genom att välja Ja eller Nej.

Ta bort sensor-id

Ta bort från listan genom att markera en rad med ID som ska tas bort och klicka på Ta bort.

Spara sensor-id för Avistaplatsen

Spara sedan med den nedre Spara-knappen.

 

Arbetsinstruktioner

De Avistaplatser som i kolumnen Instruktioner har ett kuvert med ett nedstucket brev har en eller flera instruktioner knuten till sig.

Klicka på brevsymbolen i kolumnen Instruktioner för att titta på, lägga till, ändra eller ta bort instruktioner knutna till Avistaplatsen.

Lägg till instruktion

Klicka på Lägg till för att lägga till en instruktion. Skriv in instruktionen genom att klicka i fältet.

Ange eventuellt giltighetstid för instruktionen, om det inte ska följa standarden från nu och tills vidare.

Klicka på Spara.

Ändra instruktion

Klicka i textfältet och skriv in ny text.

Klicka på Spara för att spara.

Visa instruktion

Klicka på Stäng när du är klar för att vara säker på att inte att av misstag ha ändrat något.

Ta bort instruktion

Markera raden för ett meddelande och klicka på Ta bort för att ta bort.

Klicka på Spara för att spara.

Utförarna ser instruktionen i mobilen

Utförarna kan se i mobilen när de startar ett oplanerat uppdrag på Avistaplatsen. När utföraren läst instruktionen kan denna välja att starta eller avstå från att starta uppdraget.

OBS! Denna typ av instruktion syns inte vid start av planerade orderuppdrag, utan endast i oplanerade uppdrag.

 

Bilagor

De Avistaplatser som i kolumnen Bilagor har ett kuvert med ett nedstucket brev har en eller flera bilagor knuten till sig. I lokalregister är det bara nivåer ovanför lokalerna som kan ha bilagor. Bilagorna för dessa Avistaplatser kan ses i mobilappen.

Klicka på brevsymbolen i kolumnen Bilagor för att lägga till, ändra, ladda ner eller ta bort bilagor knutna till Avistaplatsen.

Bilagorna är möjliga att se i den mobila appen i Serviceleverans, Händelserapport och Mina orderleveranser (inkl. inspektioner). Detta förutsätter att filformatet kan hanteras av en applikation på telefonen.

Lägg till bilaga

Lägg till bilaga genom att klicka på knappen Lägg till och välj sedan fil från datorn att ladda upp, och klicka på Ladda upp.

Fler än en fil kan laddas upp till samma Avistaplats.

Ladda ner bilaga

Ladda ner bilaga genom att markera en befintlig bilaga och klicka på knappen Ladda ner och välj var på datorn där bilagan ska laddas ner.

Ta bort bilaga

Ta bort bilaga genom att markera en befintlig bilaga och klicka på knappen Ta bort.

Bekräfta borttag.

 

Lokaltyper

Markera ett lokalregister och klicka på knappen Lokaltyper för att se befintliga lokaltyper, lägga till eller ta bort lokaltyper.

Lägg till

Lägg till genom att klicka på knappen Lägg till. Längst ned i listan skapas då en ny rad där du kan skriva in namnet på en ny lokaltyp och välja vilken INSTA-profil som den ska ha. Standardnamn blir Locale Type och profil F, till dess att du ändrar på det.

Ta bort

Ta bort genom att markera lokaltyp som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort.

Klicka på Stäng om du bara tittat eller på Spara om du har gjort förändringar.

 

Status för lokaler

Om lokaler är aktiva och även inom sin giltighetsperiod så ingår de i urvalet för INSTA- och Hygienkontroller.

Genom att klicka på lokalens fält för status kan du i en rullgardinsmeny välja mellan Aktiv och Inaktiv. Inaktiva lokaler är ej tillgängliga för urval i INSTA/Hygien.

Ändra status för en hel våning, byggnad eller annan hierarkinivå

Genom att klicka på fältet för status på en rad för en hierarkinivå såsom t ex en våning, så kan du göra alla underordnade lokaler aktiva eller inaktiva. Du får då en fråga om du vill aktivera eller inaktiva alla underliggande lokaler, svara Ja eller Nej på den frågan.

Status som aktiv eller inaktiv är ett tillfälligt tillstånd, till skillnad från när giltighetstiden har utgått.

Giltighetstider

Giltighetstiden påverkar både synligheten för lokalerna och om de kan ingå i urvalet vid INSTA/Hygien.

Vanligt är att lokaler är giltiga från att de skapats i registret (importerats), tills vidare (Pågående).

Ändring av giltighetstiden för grupper av lokaler

Genom att klicka på fälten för startdatum respektive slutdatum på en rad för en hierarkinivå, såsom t.ex. en våning, så kan du göra att alla underordnade lokaler får samma start- eller slutdatum.

För att se lokaler som är utgångna, markera kryssrutan Inaktiva Avistaplatser i knappradens högra del.


Flytta delar av en hierarki med lokaler

Det är möjligt att flytta delar av en hierarki efter att importen är gjord. Det förutsätter dock att de inte ingår i ett aktivt kontrakt. Detta genomförs genom att med musen markera, dra och släppa det som man vill flytta.

Det går att flytta en lokal från en våning till en annan våning, att flytta en våning från en byggnad till en annan byggnad, att flytta en byggnad från ett område till ett annat område, osv. Flytt kan göras under en Avistaplats hierarki och mellan olika Avistaplatsers hierarkier för samma kund.

Det man flyttar måste vara på samma hierarkinivå före och efter flytten inom en hierarki för att inte skapa oreda. Däremot kan man bryta ut en del av en hierarki så att den blir en egen fristående hierarki.

Om t ex en lokal har samma namn som en lokal på den våning den ska flyttas till så måste någon av dem byta namn före flytten så att den kan göras.

Exempel 1

Lokal F 102 flyttas i exemplet nedan från våning 11 till…

…våning 14.

Exempel 2

Våning 14 flyttats från Byggnad C till Byggnad D i exemplet nedan.

                   

Exempel 3

Flytt av byggnad från en hierarki till en annan sker genom att markera, dra och släpp på den nivå som motsvarar den nivå som den ska in på.

Det kräver att målhierarkin redan har något på samma nivå. Man kan därför inte flytta till en hierarki som enbart har en rot utan undernivåer.

           

Observera att målhierarkin redan har en byggnadsnivå före flytten.