Ny version 2018-11-13

1.18.95

Nyckelhantering

För att förbättra nyckelhanteringen så att man kan se innehav av individuella nycklar istället för av att någon nyckel bara tillhör en kunds avistaplats, så har vi gjort en del förändringar. Det kräver att information om nyckelnummer flyttas över från fältet för nyckelnummer på avistaplatsen till motsvarande information för den etikett som nyckeln är knuten till i hantering av sensorteknik (etiketter/nycklar).

OBS! Om ni inte har tid att flytta över nyckelinformationen från Avistaplatsens Nyckelfät, till informationen om individuella etiketter kopplade till nycklar så behåll den gamla appen 1.18.79 tills vidare. Då visas fortfarande kundens nyckelinnehav rätt vid kunduppdrag. Vid byte av innehav i personalen kan bli fel tills informationen flyttats över.

När ni flyttar över informationen som beskrivs i uppdateringsinformationen för webben så är det bäst att därefter byta till den nya mobila appen 1.18.95. Då visas nyckelinformationen rätt både i mobila appen och i rapporten på webben över nyckelbyten.

Den uppdaterade appen är anpassad till ändrad nyckelhantering i

• Oplanerade uppdrag
• Oplanerat kontrakt
• Mina ordrar
• Rapporten Nyckelinnehav.
• Koppla Tag-ID

Nyckelnumren är direkt knutna till nycklarna.

Spärr av pausade ordrar

Inte alla vill ha möjligheten att pausa ordrar, därför har vi nu infört möjligheten att spärra den funktionen.

Begär hjälp av Avista Time support om ni vill använda den tjänst som spärrar möjligheten till pausning av ordrar.

 

 

 

Nätverks- och synkroniseringsstatus

Du kan nu enkelt se om appen har uppdaterad information, behöver synkas eller är i offline-läge.

• Blå övre panel betyder att appen är synkroniserad med Avista-servern inom definierad tid (default 2h),
• Gul övre panel betyder att det har gått mer tid sedan app senast synkroniserades än vad som är bestämt. Standardvärde är 120 min
• Röd övre panel betyder att appen är Offline.

OBS!
Under mycket speciella omständigheter så kan synkronisering misslyckas. Erfarenhetsmässigt så kan det inträffa någon gång per 100.000 synkroniseringar. Så vi rekommenderar att göra manuella checkar med jämna mellanrum. Betänk att information skall passera, flera servrar över internet, mobilbasstationer, datorer och även människan som sist skall fatta beslut på att datat och att det kan gå fel ibland.

Gäller mobilapp 1.18.69 eller senare

Pausa

Det är möjligt att pausa ett uppdrag

På sidan med aktiviteter finns en pausknapp i den nedre blå panelen.

Peka på den för att pausa och du kommer tillbaka till menyn.

Se uppdragsstatus i orderlistan

Oplanerade uppdrag visasmed gul bakgrundsfärg i orderlistan, och i detta fall med status PAUSAD.

Förutsätter att tjänsten som tillåter att oplanerade uppdrag visas i orderlistan är påslkagen.

Se uppdragsstatus i rapporten Uppdrag

Gå till Rapporter -> Uppdrag, välj aktuell tidsperiod och ladda ner data.

Status är här Delvis levererad så länge uppdraget är pausat.

Avsluta

Peka på uppdraget i orderlistan för att ta upp information om uppdraget.

Peka på Avsluta för att avsluta det. Du kommer då till aktivitetslistan.

Fyll i aktiviteterna och Spara

Markera aktiviteter, ange Kvantitet och Memo där det ska anges.

Peka på Spara för att spara.

1.18 mobilapp uppdatering

2018-09-10

Nätverks- och synkroniseringsstatus

Du kan nu enkelt se om appen har uppdaterad information, behöver synkas eller är i offline-läge.

• Blå övre panel betyder att appen är synkroniserad med Avista-servern inom definierad tid (default 2h),
• Gul övre panel betyder att det har gått mer tid sedan app senast synkroniserades än vad som är bestämt. Standardvärde är 120 min
• Röd övre panel betyder att appen är Offline.

OBS!
Under mycket speciella omständigheter så kan synkronisering misslyckas. Erfarenhetsmässigt så kan det inträffa någon gång per 100.000 synkroniseringar. Så vi rekommenderar att göra manuella checkar med jämna mellanrum. Betänk att information skall passera, flera servrar över internet, mobilbasstationer, datorer och även människan som sist skall fatta beslut på att datat och att det kan gå fel ibland.

Koppla Tag-ID

Beroende på din roll kan du ha behörighet att endast läsa Tag-ID, eller behörighet att även koppla det till Avistaplats, Nyckel eller Användare.

Både NFC och QR-koder kan skannas på Android-enheter. Endast QR-koder kan skannas på iOS.

app-version 1.18.74 och senare

När skanningen är gjord kan du om  du har behörighet välja vad den ska kopplas till: Avistaplats, Nyckel eller Användare. När du valt kategori får du tillgång på en lista att välja från.

Mer information finns i separat guide i kunskapsbasen https://avistatime.com/knowledge-base/koppla-tag-id/

 

Inledning

Detta kan du göra innan du är inloggad i den mobila appen

Peka på System Info för att få driftstatus

Driftinfo

Här ser du driftinfo.

Under den informationen finns länkar för HJÄLP OCH GUIDER samt KONTAKTA OSS

Sök

Du kan söka efter information genom att skriva in ett ord i sökfältet och peka på förstoringsglaset.

Om du t ex söker på Order kan du få upp denna lista med förslag på artiklar. Peka på den länk du vill öppna.

Observera att artiklarna kan gälla webben likaväl som mobilen.

Du kan välja t ex Mina orderuppdrag

De flesta artiklar har en innehållsförteckning så att du genom att peka på ett avsnitt kan komma direkt till det om du vill.

 

Detta är en översiktlig beskrivning. Detaljerade beskrivningar finns i separata artiklar för varje beskriven funktion.

Arbetspass

Här registrerar du din arbetstid genom att nudda telefonens baksida mot en avistaetikett. Så här ser det ut när ett arbetspass är startat.

Starta arbetstid med första kundens avista-etikett. Ditt namn flyttas från vänster till höger för att indikera att arbetstiden är påbörjad.

Avsluta arbetstid med sista kundens avista-etikett. Ditt namn flyttas från höger till vänster för att indikera att arbetstiden är avslutad.

Kommentarer

Om Tidväljaren är på och Standardtid är satt till planerad tid: Kommentarer måste då göras efter planerad starttid och före planerad sluttid, om toleranstid är satt till 0.

Kommentar kan frivilligt ges vid andra tillfällen.

Mina orderuppdrag

I funktionen Mina orderuppdrag visas planerade och delvis planerade uppdrag.

Här visas de som är aktuella för dagen. Du kan flytta dig fram eller tillbaka i dagarna genom att klicka på -1 dag eller +1 dag.

För att gå till ett uppdrag så klickar du på raden för detta.

Nu visas information om orderuppdraget.Informationen som visas är bl.a. ordernamn, kundnamn, adressinformation, starttid, omfattning,typ av aktivitet, instruktion för ordern och eventuellt även instruktion för uppdraget. Vid ordernamnet kan en eller flera symboler visas. T ex en bil, vilket indikerar att det krävs bil för att utföra uppdraget.

Klicka på knappen Vägbeskrivning om du vill veta lämplig väg till adressen från där du befinner dig. För att denna information ska visas krävs det att koordinater för adressen är lagrade i kundregistret.

Klicka på Starta för manuell start eller peka på Avistaplatsens NFC-etikett med telefonen för attpåbörja uppdraget.

Oplanerat kontrakt

Larm är ett oplanerat kontrakt är ett uppdrag som görs för kunder med kontrakt där aktiviteterna är beställda, men inte planerade på tid. Exempel på det är åtgärd vid larm som ska göras bara om och när det behövs.

Starta

Välj kund och kontrakt manuellt, eller nudda telefonen mot kundens avistaetikett för att starta.

Avsluta

Avsluta manuellt, eller nudda telefonen mot kundens avistaetikett för att avsluta.

Markera gjorda aktiviteter och nudda SPARA

Medarbetare i tjänst

Lista med Medarbetare som tillhör samma organisationsenhet som du, och som är inloggade i sin telefon och kanske även är aktiva med ett uppdrag.

(I kommande version kommer även under- och överordnade organisationers medarbetare att synas)

Du kan ringa medarbetaren genom att klicka på namnet i listan.

Det är alltid den senast tillgängliga uppgiften om kollegan under det senaste dygnet som visas.

OBS! Påbörjade eller avslutade arbetspass syns inte i Medarbetare i tjänst.

Ändra dagens uppdragsschema

Planera om dagens besök via mobilen.
Medarbetare kan plocka över ordrar mellan varandra.

OBS! Du kan inte skicka över ett uppdrag – Bara plocka ett uppdrag, dvs du tar ansvar för att uppdraget genomförs!

Nycklar

Inledning

I den dagliga hanteringen av registrerade nycklar plockas de ut från förvar, överförs mellan användare och lämnas in för förvar.

Plocka ut nyckel från förvar

Starta funktionen Nycklar/Händelserapportering i telefonen.

Ta nyckeln från förvaringen och nudda den med din telefon. Nyckeln är nu registrerad att den är hos dig.

Överför nyckel mellan användare

Den mottagande parten ska starta funktionen Nycklar/Händelserapportering i telefonen.

Överlämna nyckeln så att den mottagande parten kan nudda den med sin telefon. Nyckeln är nu registrerad att den är hos den nya innehavaren.

Lämna tillbaka nyckel till förvar

Ta nyckeln och nudda den mot telefonen som representerar ‘Nyckelskåpet’. Nyckeln är nu registrerad att den åter är i förvar.

Installera den senaste versionen av appen

Klicka på system info på inloggningssidan av appen

(Om du inte har appen installerad kan du hämta appen med webbläsaren på

adressen https://a5.avistatime.com/mobile/app/)

Peka på raden med AvistaTime för att ladda ner.

Ta den översta om det finns flera versioner.

Om du får en fråga om att tillåta nedladdning från osäker källa, så tillåt det.

När nedladdningen är klar får du ett meddelande om det. Det tar 2-3 sekunder.

Peka på Öppna eller gå till Program i telefonen och peka på symbolen för Hämtningar. (I andra telefoner kan den heta Nedladdningar)

Peka på det nedladdade programmet.

Bekräfta genom att peka på INSTALLERA

Du får en bekräftelse när installationen är gjord.

Gå till Program i telefonen och peka någon sekund på den installerade appens ikon för att lägga en genväg , om en sådan inte redan finns.

 

Detta är en guide för dig som städar och registrerar arbetstid med Avistas app.

Peka på Avistas ikon för att starta programmet, om det inte är igång.

Peka på Närvaro

STARTA ARBETSTID

Lägg ditt kort på baksidan av telefonen, och ditt namn åker från vänster till höger.

UTFÖR DITT ARBETE

AVSLUTA ARBETSTID

Lägg ditt kort på baksidan av telefonen, och ditt namn åker från höger till vänster.

ANVÄND VIKARIEBRICKA

Om du inte har en egen id-bricka kan du använda en av dem som finns på plats.

Lägg den på baksidan av telefonen istället för din egen.

FELSÖKNING

Nätverksinställningar för Android:

Peka på Program -> Inställningar

Peka på Wi-Fi och kontrollera att nätverket Stockholm Guest är valt.

Detta är en översiktlig beskrivning. Detaljerade beskrivningar finns i separata artiklar för varje beskriven funktion.

Kundtjänst

Funktionen Kundtjänst ger möjlighet att i telefonen få relevant information om den som ringer in, och vilken kund denne är knuten till.

Klicka på något av de inkommande numren i listan. Då visas namn på kontakt och kund, samt senast gjorda besöken på den kunden.

   

Närvaro

Gör så här!

1. När du kommer till jobbet:
   Lägg ditt Service ID-kort på baksidan av telefonen.
2. Ditt namn flyttas från vänster sida (Frånvarande) till höger sida (Närvarande)
3. När du går hem från jobbet. 
   Lägg ditt Service ID-kort på baksidan av telefonen.
4. Ditt namn flyttas från höger sida av skärmen (Närvarande) till vänster sida (Frånvarande)
   OBS! Glömde du att logga ut? Lägg ditt service id kort 2 gånger på telefone. Första gången för att logga ut senaste arbetspasset och andra gången för att logga in det nya arbetspasset.

• Funkar det inte?
  – Kolla med din arbetsledare att du har rätt behörighet
• Kolla att telefonen är ansluten till internet

Arbetspass

Här registrerar du din arbetstid genom att nudda telefonens baksida med kundens avistaetikett.

Starta arbetstid med första kundens avistaetikett. Ditt namn flyttas från vänster till höger för att indikera att arbetstiden är påbörjad.

Avsluta arbetstid med sista kundens avistaetikett. Ditt namn flyttas från höger till vänster för att indikera att arbetstiden är avslutad.

Oplanerat uppdrag

Oplanerade uppdrag är uppdrag som inte finns planerade utan utförs när behov finns.

Starta med etikett

Nudda med kundens avistaplats-etikett om du använder NFC för att starta och sedan avsluta uppdraget.

Starta manuellt

Nudda på fältet med texten Starta manuellt för att starta uppdraget. Andra alternativ kan också vara synliga beroende på de behörigheter du har för olika funktioner.

Avistaplatserna kan vara sorterade på olika sätt, som standard är det utefter organisation. Ändra det i Inställningar om du vill.

Du ser nu en eller flera organisationsenheter som du har behörighet att arbeta för. Klicka på den enhet som Avistaplatsen finns knuten till.

Beroende på hur verksamheten är organiserad kan det finnas fler nivåer som man behöver välja för att komma till avsedd Avistaplats.

Utför arbetet

Avsluta med etikett

Avsluta antingen med etikett på samma sätt som du startade, eller avsluta manuellt.

Avsluta manuellt

Markera de utförda aktiviteterna, skriv kommentarer och ta bilder om det behövs. Klicka på Spara för att skicka iväg uppgifterna till servern.

Mina orderupopdrag

I funktionen Mina orderuppdrag visas planerade och delvis planerade uppdrag.

Här visas de som är aktuella för dagen. Du kan flytta dig fram eller tillbaka i dagarna genom att klicka på -1 dag eller +1 dag.

För att gå till ett uppdrag så klickar du på raden för detta. Nu visas information om orderuppdraget.

Informationen som visas är bl.a. ordernamn, kundnamn, adressinformation, starttid, omfattning,

typ av aktivitet, instruktion för ordern och eventuellt även instruktion för uppdraget.

Vid ordernamnet kan en eller flera symboler visas. T ex en bil, vilket indikerar att det krävs bil för att

utföra uppdraget.

Peka på knappen Bilagor om du vill se de bilagor som eventuellt är knutna till ordern. Om det är flera bilagor så får du upp en lista där du kan välja vilken bilaga du vill se. En bilaga kan ha alla format som telefonen kan visa.

Peka på knappen Vägbeskrivning om du vill veta lämplig väg till adressen från där du befinner dig. För att denna information ska visas krävs det att koordinater för adressen är lagrade i kundregistret.

Klicka på Starta för manuell start eller peka på Avistaplatsens NFC-etikett med telefonen för att

påbörja uppdraget.

Oplanerat kontrakt

Ett oplanerat kontrakt är ett uppdrag som görs för kunder med kontrakt där aktiviteterna är beställda, men inte planerade på tid. Exempel på det är åtgärd vid larm som ska göras bara om och när det behövs.

Starta

Välj kund och kontrakt manuellt, eller nudda telefonen med kundens avistaetikett för att starta.

Utför uppdraget

Avsluta

Avsluta manuellt, eller nudda telefonen med kundens avistaetikett för att avsluta.

Markera gjorda aktiviteter och nudda Spara

Medarbetare i tjänst

Du får i denna funktion upp en lista med Medarbetare som tillhör samma organisationsenhet som du, och som är inloggade i sin telefon och kanske även är aktiva med ett uppdrag.

Du kan ringa medarbetaren genom att peka på dennes namn i listan.

Det är alltid den senast tillgängliga uppgiften om kollegan under det senaste dygnet som visas.

OBS! Påbörjade eller avslutade arbetspass syns inte i Medarbetare i tjänst.

Rapporter

Under Rapporter finns några nyttiga rapporter såsom

• Vem kommer härnäst?
• Nyckel innehav
• Månatlig restlista
• Bekräfta arbetspass

Vem kommer härnäst?

Denna rapport visar vilka utförare som härnäst besöker den kund som användaren senast startade uppdrag för

Nyckelinnehav

Denna rapport visar vem som har vilka nycklar

Månatlig restlista

‘Här visas vad som återstår av planerad tid jämfört med utförd tid på kunderna under månaden. Genom att klicka på en kund kan detaljinformation ges om kontrakt och ingående order.

Kundlistan kan sorteras efter mest skillnad, geografisk närhet till utföraren eller alfabetiskt.

   

Bekräfta arbetspass

Med denna rapport kan en arbetsledare enkelt se och bekräfta arbetspass.

Peka på ”Starta oplanerat uppdrag” 

Peka på ”Checklista” 

Välj kund och peka på kundplatsen

Peka på kvalitetsmetoden som skall användas 

Välj lokaltyp för att kontrollera rum 

Formuläret med standardvärde kan se ut så här

Peka på ‘i’ för Info om kvalitetsnivåer för denna metod

Peka på i igen för att komma tillbaka till formuläret.

Fyll i kvalitetsvärden.

Enkelpeka på värdet för att öka det och dubbelpeka för att minska det.

Skriv in notering, t ex skräp på golv, fläckar på inventarier och liknande

Peka på ”Pennan” för att skriva rums-nr

Peka på kamera-symbolen för att ta ev. foto

• Ta foto till kontroll (1-3 st)

Peka på knappen ”Klar” när kontrollen av rummet är färdig

Peka på ny lokal för att göra kontroll av nytt rum. 

När alla lokaler är kontrollerade peka på knappen ”Spara” istället för ny lokal