Aviseringar

Senast uppdaterad november 13, 2018
You are here:
< Tillbaka

Inledning

Detta är en samlande guide som på ett övergripande sätt beskriver förutsättningarna för aviseringar på olika händelser.

  • Skapa Aviseringsmeddelanden
  • Ange möjliga aviseringsmottagare
  • Koppla aviseringsmeddelanden till händelser

Länkar ges till andra guider som beskriver delar av hur aviseringar sätts upp. Vid sökning i kunskapsbasen återfinns dessa liksom denna guide beroende på hur specifik frågeställningen är.

Skapa aviseringsmeddelanden

De meddelanden som ska användas måste vara skapade och anpassade till den sorts avisering de ska användas för. Dvs Arbetspass, Order, Aktivitet, Lokalbaserad kvalitetsmetod, Enhetsbaserad kvalitetsmetod etc. De kan däremot återanvändas för händelser av samma typ.

Se separata guider som beskriver hur meddelanden skapas för olika slags händelser.

Meddelandena kan endast användas tillsammans med den typ av händelse som de är skapade för.

Om det görs förändringar i ett meddelande så måste det kopplas igen till den aktivitet, order etc som det ska användas tillsammans med, för att förändringarna i meddelandet ska slå igenom.

Ange möjliga aviseringsmottagare

Statiska mottagare:

Gå till Inställningar -> Roller och bocka för de roller vars användare ska kunna vara statiska mottagare av aviseringar. I exemplet är de med rollen Medarbetare statiska mottagare.

ENDAST de som är inlagda som användare kan vara statiska mottagare. De måste inte ha en inloggning. Det räcker med Namn, behörighet och kontaktuppgifter.

Dynamiska mottagare:

Dynamiska mottagare är kontakter knutna till Servideutförare, Kund, Kontrakt, Organisation etc.

Vem det är som blir mottagare bestäms vid händelsen baserat på kontakter som har kontaktrollen Aviseringsmottagare för det objekt händelsen är knuten till.

Flera telefonnummer och epost-adresser kan hanteras för varje aviseringsmottagare.

Kundkontakt:

Kundkontakt i detta sammanhang är en kontakt registrerad på en kunds Kontaktflik, med kontaktrollen Aviseringsmottagare.

Gå till Kunder -> Alla Kunder. Sök fram och markera kunden. Klicka på Ändra kund. Välj fliken Kontaktuppgifter.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.

Om kontakten finns i sökresultatet kan du koppla den till objektet genom att bocka för den till vänster.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt. Du får då upp ett formulär att fylla i.

Se beskrivning av Kontaktboken

Välj  Aviseringsmottagare för de kontakter som ska ha aviseringar genom att klicka i fältet under Kontaktroll.

Kontraktskontakt:

Kontraktskontakt i detta sammanhang är en kontakt registrerad på ett kontrakts Kontaktflik, med kontaktrollen Aviseringsmottagare.

Gå till Kunder -> Alla Kunder. Sök fram kontraktet och markera kontraktet. Klicka på Ändra kontrakt. Välj fliken Kontaktuppgifter.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.

Om kontakten finns i sökresultatet kan du koppla den till objektet genom att bocka för den till vänster.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt. Du får då upp ett formulär att fylla i.

Se beskrivning av Kontaktboken

Välj  Aviseringsmottagare för de kontakter som ska ha aviseringar genom att klicka i fältet under Kontaktroll.

Organisationskontakt:

Organisationskontakt i detta sammanhang är en kontakt registrerad på en organisationsenhets Kontaktflik, med kontaktrollen Aviseringsmottagare.

Gå till Inställningar-> Organisation. Sök fram organisationen och markera den. Klicka på Kontakter. Hela formuläret handlar om kontakter.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.

Om kontakten finns i sökresultatet kan du koppla den till objektet genom att bocka för den till vänster.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt. Du får då upp ett formulär att fylla i.

Se beskrivning av Kontaktboken

Välj  Aviseringsmottagare för de kontakter som ska ha aviseringar genom att klicka i fältet under Kontaktroll.

Serviceutförare:

Gå till Användare-> Alla användare. Sök fram användaren och markera den. Klicka på Ändra användare. Välj fliken Kontaktuppgifter.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Sök.

Om kontakten finns i sökresultatet kan du koppla den till objektet genom att bocka för den till vänster.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på + kontakt. Du får då upp ett formulär att fylla i.

Se beskrivning av Kontaktboken

Lägg upp användaren som en kontakt till sig själv på kontaktfliken i formuläret för Användare. Ge denne kontaktrollerna Huvudkontakt (För att markera att det är användarens egna kontaktuppgifter) och Aviseringskontakt (För att möjliggöra aviseringar).

OBS! SMS skickas till den telefon som serviceutföraren loggat in på.

Välj  Aviseringsmottagare för övriga kontakter som ska ha aviseringar genom att klicka i fältet under Kontaktroll.

Koppla aviseringsmeddelanden till händelser

För att aktivera ett aviseringsmeddelande så måste det kopplas till någon händelse, se nedan.

Statiska mottagares visas med namn på fliken Välj Mottagare.

Observera att statiska mottagare som valts för en avisering alltid får aviseringar oavsett vilken kund, kontrakt eller organisation som händelsen är knuten till.

Är det en händelse som har att göra med order vald under kund eller kontrakt så är det tydligt om det är korrekt att knyta mottagarna till händelsen. Om det däremot handlar om aktiviteter eller Egen kvalitetsmetod så kräver det mer eftertanke vilka som ska vara mottagare eftersom kund, kontrakt och organisation kan variera.