Användare

Senast uppdaterad september 17, 2018
You are here:
< Tillbaka

Inledning

Användare är alla som har någon behörighet i systemet. Det kan vara utförare, planerare, administratörer, kunder, anhöriga.

Här beskrivs hur man lägger till, kopierar, ändrar, inaktiverar och tar bort användare.

Gå till Användare -> Alla Användare

Ny användare

Klicka på knappen Ny användare i menyn.

Med detta menyalternativ så kan du lägga till en ny användare.

Det finns tre flikar i formuläret: Grundinformation, Behörigheter och Användarkonto.

Grundinformation

Under fliken Grundinformation anges grundläggande information om användaren.

Förnamn och Efternamn är obligatoriska att ange.

Personnummer kan anges i formatet ååååmmddxxxx.

Om du har angett personnummer så kan du med knappen Hämta användare hämta personliga data från ett offentligt register. OBS! Detta är en tilläggstjänst som inte ingår som standard.

  • Om fälten i formuläret är tomma utöver personnr så fylls person och adressuppgifterna i där de ska vara.
  • Om du trycker på denna knapp i ett redan ifyllt formulär så kommer en extra flik upp med de hämtade uppgifterna och du kan kopiera från den fliken och klistra in i fälten om du vill ändra befintliga uppgifter i formuläret

Kön..Man eller Kvinna.

Användaer-ID, kan t ex vara anställningsnr. Frivilligt.

Externt användar-ID, används vid integration med externa tjänster.

Underleverantör (Används ej f.n.)

Heltidsanställning anges i timmar, t ex 37,00

Andel av Heltidsanställning anges i procent, t ex 94,93

Valfri information. Denna information ör synlig i listan med användare.

Inloggning med personlig id-bricka eller servicekort

Det är möjligt att ha personliga id-brickor och servicekort för inloggning i systemet. De används då istället för

att ange användarnamn och lösenord vid inloggning eller registrering av arbetstid.

Sensorteknik visar den teknik som används och kan idag vara av typen NFC eller QR-kod.

Sensor-ID är det serienummer som ID-brickan eller id-kortet har.

Behörigheter

Under fliken Behörigheter anges vilka organisationsenheter som användaren är kopplad till och vilka roller denne har.

Välj Organisation och Roll, klicka sedan på knappen med [+]

En och samma användare kan tillhöra flera organisationer och ha en eller flera roller för varje organisation.

Du kan ange tidsperiod då en behörighet ska vara giltig. Som standard börjar den nu och gäller tillsvidare (Pågående).

Genom val av alternativ i menyerna Objekttyp och Objekt kan behörigheten begränsas till t ex enskilda Avistaplatser eller en hierarki av sådana. Det är en avancerad inställning som kan användas för kundinloggningar, men som annars sällan behövs.

Användarkonto

Under fliken Användarkonto anges användarnamn och lösenord för användaren, om denne ska kunna logga in i systemet med hjälp av det.

Användarnamnet måste ha samma format som en e-postadress, men e-postadressen behöver inte finnas.

Lösenordet måste som standard bestå av minst 4 tecken, men särskilda krav kan bestämmas för ett företag. Hör med ansvarig administratör om du inte vet vad som gäller.

Välj Spara för att spara de uppgifter du fyllt i.

Alternativ till användarnamn och lösenord

Alternativ till inloggning med användarnamn och lösenord finns för mobilen. Det kan då vara personlig id-bricka med NFC eller QR-kod, alternativt en PIN-kod som är identisk med användar-ID på fliken för grundinformation.

Team, egenskaper, kontaktuppgifter och aktiviteter

Efter att du har sparat en användare kan du lägga till ytterligare information om team, egenskaper, kontaktuppgifter och aktiviteter. Markera då den sparade användaren i listan över användare och välj Ändra användare i menyn. Därefter kan du fylla i information på motsvarande flik.

Kopiera användare

Markera den medarbetare du vill kopiera

Klicka på knappen Kopiera användare i menyn.

För att enklare hitta användaren i en lång lista så kan du exempelvis som här filtrera på förnamnet, innan du klickar på Kopiera användare. Du får då upp den markerade användarens uppgifter, och kan ändra och spara dem för en ny användare. Fliken för kontaktuppgifter kopieras inte.

Namn och inloggningsuppgifter behöver ändras, medan övriga uppgifter vanligen är de man vill kopiera.

Ändra användare

Gå till Användare -> Alla Användare

Markera den medarbetare du vill Ändra

Klicka på knappen Ändra användare i menyn.

När man väljer att ändra användare för att se eller redigera befintliga uppgifter så finns det några fler flikar än när användaren lades till från början.

Team

Om användaren tillhör något team så visas det här. Hanteringen av team görs under menyvalet Inställningar → Team.

Egenskaper

Fliken Egenskaper används för närvarande inte.

Kontaktuppgifter

Fliken Kontaktuppgifter ger möjlighet att lägga till en eller flera kontaktpersoner, med olika kontaktkanaler såsom adress, e-post och telefon.

Om ingen kontakt finns i listan, så gör en sökning genom att skriva in epost, namn eller telefonnummer i sökfältet och klicka på Uppdatera.

Finns inte kontakten i sökresultatet så klicka på Lägg till kontakt.

Se beskrivning av kontaktboken https://avistatime.com/knowledge-base/kontaktboken/

Finns kontakten i listan, så klicka på Ändra kontakt, eller gör förändringar på den framsökta raden.

Bocka för kontakten om den ska kopplas till användaren.

Kontaktroll kan vara Huvudkontakt, Aviseringsmottagare och webbenkätmottagare. Samma kontakt kan ha flera kontaktroller. Klicka på fältet för att välja kontaktroller.

OBS! Mobilnummer måste anges med plustecken och landsnummer och första siffran i telefonnumret ska tas bort. Exempelvis 070 123 45 67 anges som +46701234567.

Det är bara mobilnummer som behöver ha det formatet då de är de enda som går att använda för aviseringar.

Aktiviteter

Fliken Aktiviteter innehåller en lista med aktiviteter som användaren tilldelats genom sin roller (gråtonade), samt de som kan kopplas direkt till användaren.

Välj Stäng om du bara velat se registrerade uppgifter och är klar.

Välj Spara om du gjort förändringar eller tillägg.

 

Ta bort användare

Markera den medarbetare du vill Ta bort

Klicka på knappen Ta bort i menyn.

Du ombeds då att bekräfta borttaget.

Klicka på Bekräfta eller Ångra.

Om det finns något hinder för borttag så får du ett felmeddelande.

Det kan krävas att du avslutar behörigheterna för de roller som användaren har. Användaren blir därefter inaktiv istället för borttagen.

Se nästa avsnitt hur man gör

Inaktivera användare

Markera den medarbetare du vill inaktivera

Klicka på knappen Ändra användare i menyn

Gå till fliken behörigheter

Markera raden med behörighet

Klicka på datumfältet under Till. Klicka på Idag. Datumet i kalendern ändras till idag.

Klicka sedan på Plustecknet vid det nya datumet

Upoprepa det på fler behörigheter om så behövs.

Spara

 

Visa inaktiva användare

Gå till Användare -> Alla Användare

Genom att markera Visa inaktiva användare i menyraden så visas även inaktiverade användare i listan.